Interview met Max Vleugel

Wat deed je voordat je bij 3W ging werken?

Ik ben de afgelopen 6,5 jaar werkzaam geweest in Accra. Eerst als clusterhoofd bij het Regional Support Office (RSO) en later als Hoofd RSO. Ik heb mee mogen werken aan het opzetten en openen van het RSO, van 0 medewerkers naar 35, maar heb het ook weer moeten sluiten. Dat was een mooie opdracht.

Had je in die tijd al met 3W te maken?

We hadden bij het RSO veel te maken met 3W. Vooral op het gebied van het personeelsbeleid voor de lokale medewerkers. Het ging dan om bijvoorbeeld de administratie, salarissen en andere PIO(F)A(H)-taken. Piofah staat overigens voor personeel, informatievoorziening, organisatie, financiële-, -algemene en huisvestingszaken.

Wat dacht je in die tijd over de dienstverlening van 3W?

De ontwikkeling van de digitale dienstverlening met het Self Service Portal (SSP) vind ik een mooi voorbeeld. 3W begon daar in 2013 mee. De medewerkers op de posten vonden dat in eerste instantie geen prettige manier van werken. De gebruikers moesten wennen, maar je kon ook merken dat dit destijds aan de kant van 3W ook nog verder ontwikkeld moest worden. Deze processen zijn in de loop van de tijd strakker ingeregeld.

Had je het gevoel dat je aanvragen in een zwart gat verdwenen?

Ja in het begin wel, maar ik ervaarde al snel dat het in principe een goede groei doormaakte. Het grappige is dat wij, ook uit pure noodzaak (de e-mails waren niet meer bij te houden), twee jaar later ook met SSP’s en andere digitale formulieren gingen werken. Daar hielp de ervaring van 3W mee. Nu zie je dat het bij alle serviceorganisaties de standaard is.

Wat is je functie bij 3W?

Ik ben Hoofd Control en Informatiemanagement. De medewerkers van Control verrichten werkzaamheden op het terrein van informatiemanagement, management-control, managementinformatie, administratieve organisatie, interne controle en financiële administratie. Dat zijn dus alle P-zaken maar ook nog steeds het huisvestingsdeel, dat we samendoen met DBV.

Voorheen was Control en Informatiemanagement bij 3W gescheiden? Waarom is dat veranderd?

Formeel is dit nog steeds zo, maar in de praktijk werken we steeds meer als één afdeling. Ik denk dat samenvoeging een logische stap is gelet ook op de ontwikkelingen op het gebied van “control” bij organisaties. Hierbij zie je dat ICT, functioneel beheer, architectuur en financial control steeds meer onlosmakelijk zijn verbonden. Ook de accountantsdiensten werken nu in onderzoeken met specialisten op beide terreinen. Het ‘aan de voorkant’ inregelen van ‘CI’ was al belangrijk, maar dit belang groeit. Dit geldt overigens ook voor contractmanagement, ook op dat gebied hebben we het steeds beter voor elkaar.

Wat zou de volgende stap van 3W moeten zijn?

In het 3W-jaarplan is als ondertitel en boodschap meegegeven: ‘niets gaat vanzelf’. Het is belangrijk steeds door te ontwikkelen. Een voorbeeld hiervan is de beweging van ‘herinrichting bedrijfsvoering’ die nu is ingezet. 3W wordt hiermee echt de shared serviceorganisatie voor Personeel omdat het huisvestingsdeel anders georganiseerd gaat worden. Een logische stap.

Naast ontwikkeling is bestendiging belangrijk. We moeten niet stil staan en blijven innoveren, maar we moeten ook consolideren en verbeteren wat we hebben binnen de 3W-kerntaken internationale dienstreizen, de lokale medewerkers en het uitgezonden personeel. 

Last but not least: successen blijven vieren. Natuurlijk gaat er wel eens wat mis, maar wat gaat er veel goed! Nog geen 6 jaar geleden deden 140 posten nog zelf de p-administratie, de salarisadministratie, de salarisbetalingen, was er geen PeopleInc, etc. Dit alles werd, inclusief alle dienstreizen met Excel afgedaan. Nu is dit alles gecentraliseerd en gedigitaliseerd. Nog niet perfect, maar we mogen er best trots op zijn!