Nieuwe applicatie voor de loononderzoeken

Wat was de aanleiding om met een nieuwe applicatie voor de loononderzoeken te beginnen?

Francis: “Toen we in 2018 van start gingen met de loononderzoeken voor het lokaal personeel bleek al snel dat de Excel sheets die we hadden aan het omvallen waren omdat ze niet meer goed werkten onder Windows 10. Dus dat gaf veel problemen: we moesten handmatig berekeningen maken. Toen is er na een behoorlijke omweg besloten, omdat voor een nieuw systeem in het jaarplan geen budget was aangevraagd, om een applicatie te laten bouwen die per 2019 moet werken. En eind 2018 zijn we begonnen met het testen van de gebouwde applicatie.”

Wie heeft de applicatie gebouwd?

Robert: “Er was een partij die al binnen het Rijk en binnen BZ gecontracteerd was, dus een aanbestedingstraject was niet nodig. We hebben het aan hen voor mogen leggen, en zij zijn met een voorstel gekomen, waarop wij direct positief reageerden. In augustus/september 2018 zijn ze gaan bouwen. We doen dit samen in de vorm van een agile, scrum methode. We delen daarnaast de projectleider die ook met een ander cluster op deze scrum wijze een ander systeem aan het ontwikkelen is (het VDBS). In die methodiek zijn we niet alleen als gebruiker maar ook als vragende partij bij het hele traject betrokken. Het is dus niet zo dat wij een opdracht geven waarbij de ontwikkelaar gaat bouwen en wij het eindresultaat zien en we ons het programma eigen moeten maken. We zitten met zijn allen meerdere keren per week bij elkaar waarbij we afspreken wat er gebouwd moet worden.  Qua testen wel intensiever dan de vroegere “waterval oplevering”. Nu testen we gedurende elke tussentijdse oplevering. Ik vind het wel heel prettig zo te werken want ondanks dat het meer tijd kost, heb je veel meer invloed op wat er nodig is, op het eindproduct. Samen denken we nu na over hoe dat eindproduct eruit gaat zien, en dat kan best anders zijn dan dat je vooraf had bedacht. Gaandeweg verbeter je en zie je andere oplossingen. In 2018 hebben we het project ontwikkeld en in januari 2019 wordt het opgeleverd.“

Krijgt het systeem nog een naam?

Francis: “Jazeker. ALoWa wat staat voor ‘All Local Wages Application’. Dat is de nieuwe naam die we bedacht hebben.“

Merken de klanten nog iets van dit nieuwe systeem?

Francis: “In maart 2019 gaan we starten met het uitzetten van de loononderzoeken van 2019. Op zich gaan de klanten hier niets van merken. Het is een backoffice systeem.”

Robert: “We hebben er nog niet over gecommuniceerd. We moesten eerst weten of het live ging. Want op zich merken de klanten (de posten) er niets van: de markers krijgen dezelfde enquête, en de backoffice verwerkt de gegevens.”

Francis: “Op de post zullen ze een flitsender uitziende loonschaal ontvangen in plaats van een Excel overzicht. De berekeningsbasis blijft dezelfde, want die is afgestemd met de bonden, HDPO en het gaat om beleid. De applicatie is gebouwd op die systematiek.”

Robert: “De applicatie doet hetzelfde als met de Excelsheets, maar wel met meer handigheidjes en controles. Plus dat het nu een robuust toekomstbestendig systeem is, waarvan het beheer goed  is geborgd. ”