Nienke Wokke, controller bij 3W, legt uit hoe de financiën geregeld zijn bij 3W.

Welke kosten komen voor 3W en welke voor de opdrachtgevers?

Nienke: “De dienstverlening van 3W brengt kosten met zich mee. Om te beginnen de salariskosten van alle 3W'ers, de kosten van het gebouw waar we gehuisvest zijn, het meubilair, de informatiesystemen etc. Deze kosten zijn in beginsel voor rekening van 3W zelf, tenzij er sprake is van significante volumewijziging of uitbreiding van de scope van de dienstverlening. De kosten van de door ons ingeschakelde leveranciers komen wel voor rekening van onze opdrachtgevers.”

Hoe vindt de verrekening plaats?

Nienke: “Dit verrekenen gebeurt op diverse manieren. Vaak schiet 3W deze kosten voor en wordt voor deze bedragen een factuur naar de afnemers gestuurd. Bij de afnemers binnen ons eigen ministerie, Buitenlandse Zaken, kunnen we de factuur direct ten laste van de opdracht gevende/budgethoudende directie boeken. In een aantal gevallen brengt de leverancier de kosten direct in rekening bij de opdrachtgever. Een voorbeeld hiervan zijn de reizen die geboekt worden via TEM. De controle of de overplaatsingsreis voldoet aan de vergoedingsregelingen ligt bij 3W waarna de uitgaven zonder tussenkomst van BZ bij het opdrachtgevend ministerie terecht komen. Een aparte categorie uitgaven zijn alle buitenlandvergoedingen (DBZV/VUBZK/VBRA) die 3W voor de uitgezonden medewerkers berekent.”

Hoe worden de uitgaven verrekend?

Nienke: “We kennen drie manieren waarop deze uitgaven verrekend worden: 1) 3W betaalt de vergoedingen van medewerkers en stuurt de opdrachtgever een factuur 2) de vergoedingen worden uitbetaald via het P-Direktnummer dat deze medewerkers bij hun eigen ministerie hebben 3) wij leveren een bestand aan bij het budgethoudend ministerie waarmee ze zelf hun uitgezonden medewerkers kunnen betalen.”

Als je terugblikt op vorig jaar, wat kan er dan beter?

Nienke: “Wij hebben geconstateerd dat al die verrekenwijzen niet altijd even efficiënt zijn en zijn in 2018 begonnen met het opnieuw bekijken van de diverse processen om zo te komen tot efficiëntere en meer betrouwbare en gestandaardiseerde manieren van verrekenen. De verwachting is dat we op dit punt in 2019 al flink wat verbetering kunnen realiseren.”