Een gesprek met Lisette Hurkmans (projectleider Taakspecialisatie en relatiemanager van afdeling Dienstverlening Relatie Management (DRM) en Christina van der Laan (adviseur bedrijfsvoering bij het cluster Lokale Medewerkers (3W/PB/LM)) over de gevolgen van taakspecialisatie bij 3W.
Wat is taakspecialisatie?
Lisette: “Met taakspecialisatie verdwijnen op termijn de regionale serviceorganisaties (RSO’s) als dienstverlener van de ambassades en consulaten. Werkzaamheden die op de RSO’s plaatsvonden op het gebied van lokale medewerkers en deels huisvesting (dienstwoningen), worden overgeheveld naar 3W.
2018 was voor de taakspecialisatie het jaar van het bouwen. Het was het jaar van de waarheid, omdat we alles wat we het jaar daarvoor bedacht hadden, gingen inrichten en uitvoeren.”
Wat was jouw rol Lisette?
Lisette: “In 2017 had ik in kaart gebracht wat er allemaal moest gebeuren en een plan gemaakt. Daarvoor heb ik intensief contact gehad met de posten, RSO’s en leidinggevenden en medewerkers van 3W.
In 2018 fungeerde ik als vraagbaak en sparringpartner. De medewerkers van de afdelingen van 3W gingen de processen inrichten en ik assisteerde hen daarbij. Bovendien hebben de RSO’s de mogelijkheid om tot de sluiting een beroep op mij te doen als er vragen of problemen zijn.
Door het wegvallen van de RSO’s wordt mijn rol als relatiemanager voor de posten steeds belangrijker. Ik roep Cdp’s, plv. Cdp’s en Operationeel Managers op om met mij contact op te nemen als er onduidelijkheden zijn over de dienstverlening of als er behoefte is aan een sparringpartner ten aanzien van de bedrijfsvoering.”
Welke posten bedient 3W sinds 2018?
Lisette: “Dat zijn de posten die in de regio’s West-Europa, Midden-Oosten en Zuid-Afrika. Eigenlijk hoort de regio Oost-Europa daar ook bij, omdat die posten per 1 januari 2019 zijn overgegaan. Daarvoor is in 2018 natuurlijk het voorbereidende werk al verricht.”
Wat gaat er nog verder in 2019 gebeuren?
Lisette: “2019 wordt het jaar van de afronding. In 2018 waren we aan het bouwen: we hebben het fundament gelegd en het huis grotendeels neergezet. Alleen moeten er nog verdiepingen bij komen. De laatste drie regio’s Noord-Afrika, Azië en het Westelijk Halfrond. De betreffende RSO’s zullen hun taken overdragen in 2019. Ik vind het heel belangrijk dat de afronding, de afwerking van ons huis, goed gebeurt. Wat we gezien hebben is dat wat we hebben neergezet werkt, maar het kan nog beter. Er zijn nog verbeterslagen te maken.”
Wat heeft het cluster Lokale Medewerkers in 2018 gedaan?
Christina: “Wij hebben bij het cluster Lokale Medewerkers (LM) veel te maken met Lisette, omdat ze ook voor ons de schakel vormt tussen de RSO die gaat sluiten en het overnemen van de werkzaamheden door 3W/PB/LM. De belangrijkste werkzaamheden die wij overnemen is de salarisadministratie voor lokaal personeel. Een zeer omvangrijk en complex project. Daarnaast zijn we het aanspreekpunt voor de posten (daar waar ze voorheen bij hun RSO terecht konden), blijft LM de reguliere arbeidsrechtelijke processen faciliteren. 2018 stond ook in het teken van het opnieuw aanbesteden van Externe Dienstverlener (EDV) voor de betalingen van salarissen.”
Welke gevolgen heeft deze groei van werkzaamheden voor de afdeling?
Christina: “In 2018 begonnen we met een team van 11 personen. Het aantal medewerkers zal groeien tot een totaal van 34 personen eind 2019. Er is zowel intern als extern geworven. En we hebben een aantal collega’s die van de RSO’s naar LM zullen komen (en al zijn gekomen). Een goede mix van kennis, waardoor we eind 2018 al konden werken in multidisciplinaire teams.
Ik ben het eens met de metafoor van Lisette dat er een huis staat, maar we moeten nog veel zaken regelen. Om verder in termen van de metafoor te praten, we moeten nog meer kamers inrichten, de verdiepingen bewoonbaar maken en LM zo inrichten dat we de resterende posten ook kunnen opvangen. En we moeten nog een grote koelkast neerzetten, zodat we hopelijk aan het einde van deze exercitie kunnen proosten op een goede afloop.”
Wat zijn de uitdagingen voor LM?
Christina: “Onze uitdaging voor 2019 is de processen nog beter in te richten. Dat doen we niet alleen door de LM-organisatie in te richten met multidisciplinaire teams, maar ook met de systemen. We werken aan de dienstverlening van LM door deze beter aan te laten sluiten op de processen en uiteraard omgekeerd. Om die reden worden de SSP’s stuk voor stuk onder de loep genomen. We kijken daarbij ook of de AVG-richtlijn goed uitgevoerd wordt.
De belangrijkste applicatie voor ons werk is People Inc.. We hebben nog diverse wensen tafel liggen om deze applicatie beter aan te laten sluiten op de behoefte van posten en LM, zodat People Inc het goed werkgeverschap van de Chefs de Poste kan ondersteunen. People Inc is namelijk het personeelsregistratiesysteem voor de lokaal aangenomen medewerkers.
Daarnaast ligt de focus in 2019 op het neerzetten van een LM dat de hele wereld kan bedienen. We zijn nu namelijk halverwege en er moeten nog 3 RSO’s dit jaar sluiten."
Jullie hebben een visie verwoord. Waarom?
Christina: “We hebben een missie en visie uitgewerkt, zodat we een goed beeld hebben van wat onze rollen en taken zullen zijn als alle RSO’s definitief gesloten zijn. LM moet als een huis staan en daarbij helpt een duidelijke visie. Om tot een visie te komen, hebben we ons zelf vragen gesteld, zoals ‘Wat is onze dienstverlening?’, ‘Wat hebben onze klanten nodig?’ en ‘Wat hebben wij nodig?’. Onze visie luidt: Op het gebied van de rechtpositie van de (oud) lokale medewerker faciliteren wij de Chef de Poste een goede werkgever te zijn en voeren wij deze samen met de Operationeel Manager (als frontoffice) uit.”
Wat is het om wereldwijd een goede werkgever te zijn voor lokaal aangenomen personeel?
Christina: “Dat een lokale medewerker op een post tijdig en correct het salaris krijgt betaald en dat de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden worden gerespecteerd’.
Bij LM betekent dit dat we de Chefs de Poste ondersteunen door arbeidsrechtelijke processen te faciliteren. Denk bijvoorbeeld aan het berekenen van ontslaguitkeringen, het registreren van niet alleen indienst-, maar ook uitdiensttredingen, en het berekenen van suppleties. Hierbij zet LM (nieuwe) standaarden, zodat de Chefs de Poste wereldwijd een goede werkgever kunnen zijn. Uniform beleid, maar uiteraard wel rekening houdend met het lokaal dwingend (arbeids-)recht. LM kan dit niet alleen en daarom zijn de Operationeel Managers op posten voor ons zo belangrijk. Zij hebben een sleutelrol, omdat zij het eerste aanspreekpunt zijn van de lokale medewerkers en de Chef de Poste. Daarnaast voeren zij op dit moment de meeste logistieke handelingen voor de Chef de Poste en het lokaal aangenomen personeel uit. Ons werk zou niet mogelijk zijn zonder de Operationeel Manager.”
