Modernisering van het vergoedingenstelsel

Wat is het ‘oude’ DBZV 2007?

Yvonne: “Het Dienst Buitenlandse Zaken Voorzieningenstelsel 2007 is een vergoedingenstelsel waarmee ambtenaren door BZ als werkgever op transparante wijze worden tegemoetgekomen in de meerkosten die zij en hun eventuele gezinsleden redelijkerwijs moeten maken voorafgaande aan een plaatsing in het buitenland, tijdens een plaatsing in het buitenland en bij terugkeer in Nederland.

In 2007 is het huidige voorzieningenstelsel vastgesteld, daarom spreken we van het DBZV 2007. Door maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen was het nodig het voorzieningenstelsel te actualiseren. Enkele jaren geleden heeft PSG de opdracht gegeven aan een projectgroep met de modernisering te starten.”

Wie waren bij de modernisering betrokken en wat was jouw rol?

Yvonne: “Naast de Hoofd Directie Personeel en Organisatie (HDPO) van Buitenlandse Zaken zijn voor wat betreft de uitvoering van de regeling door 3W de clusters Advies, UM-Posten en PB/VWT erbij betrokken geweest. Het cluster UM-posten voert de regelgeving uit en heeft door de ervaring met de klanten een goed beeld van wat er speelt, is op de hoogte van het soort vragen die er worden gesteld en over de onderwerpen artikel 90 beslissingen waarover besluiten worden genomen. Dat laatste is de hardheidsclausule en gaat over de verzoeken om uitzondering die worden toegewezen dan wel worden afgewezen.”

Wat gaat er in het kort veranderen?

Yvonne: “Het gehele voorzieningenpakket is tegen het licht gehouden en het uitgangspunt is dat passende vergoedingen bestaan tegenover de kosten die gemaakt worden. Voor de partner worden bijvoorbeeld betere voorzieningen getroffen. Voorzieningen die al bestaan, zoals oudedagsvoorziening partners, worden verruimd. Omdat de opdracht ook inhield dat de wijzigingen budgetneutraal zouden zijn, zijn de voorzieningen op sommige punten versoberd. In overleg met o.a. de vakbonden is er in 2018 een gemoderniseerde regeling, het DBZV 2018, tot stand gekomen, waarover alle ambtenaren al zijn ingelicht.”

Yde: “Om de gewijzigde regelgeving zo efficiënt mogelijk uit te voeren, is inmiddels gestart met de bouw van het Vergoedingen Declaratie Buitenland Systeem, ofwel VDBS, ter vervanging van het huidige VipS. Het VDBS zal niet alleen de buitenlandvergoedingen van het DBZV 2018 verwerken, maar ook de vergoedingen van regelgevingen van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties die 3W eveneens uitvoert: het Voorzieningenstelsel Uitzendingen (VU BZK) naar het Caribisch deel van het Koninkrijk en het Voorzieningenstelsel Buitenlandtoelagen Rechterlijke Ambtenaren (VBRA). Er komt dus een systeem voor het berekenen van de maandelijkse tegemoetkomingen  en voor het betaalbaar stellen van de tegemoetkomingen en declaraties waarop medewerkers aanspraak kunnen maken.”

Yde: “Het nieuwe systeem moest volledig ontwikkeld worden. We hebben daarvoor al in september 2017 een plan van aanpak beschreven en het traject van aanbesteding is van start gegaan. Ook hierbij was sprake van een brede samenwerking, zowel binnen als buiten 3W. Zoals de afdeling Informatie Management van 3W, de Auditdienst Rijk, de Directie Bedrijfsvoering en de Haagse Inkoop Samenwerking die het aanbestedingstraject leidde. Na een marktverkenning, een informatiebijeenkomst en een demonstratie van potentiële kandidaten, is in korte tijd de procedure afgerond. Een bedrijf met vooral enthousiaste mensen, is als winnaar van de aanbesteding uit de bus gekomen.”

Daniel: “Naast de grote inzet van alle projectleden wil ik graag benadrukken dat de Haagse Inkoop Samenwerking(HIS) enorm goed werk heeft gedaan. De betrokken medewerkers hebben het traject uitermate goed begeleid.”

Yde: “We hebben ook veel te danken aan de projectleider Edwin Barbier die door Informatie Management voor dit project is aangetrokken.”

Er gaan veel processen veranderen binnen 3W. Hoe gaan jullie daarmee om?

Daniel: “Binnen de afdeling Personeel Buitenland bestaat het cluster Uitgezonden Medewerkers uit twee delen, dit vanwege de verschillende processen en vergoedingenstelsels. ‘Posten’ en ‘Caribisch’ moeten - omdat er zoveel is veranderd -, anders gaan werken en intensiever samenwerken. Werken met één systeem betekent dat we dezelfde taal moeten spreken, we van elkaar moeten leren en hoe we samen moeten werken. Het is een complex proces, want je begint met niets.”

Yvonne: “Het team dat met het nieuwe systeem en het nieuwe DBZV 2018 moet gaan werken, is volop bezig zich de nieuwe regelgeving eigen te maken.”

Hoe gaat het nu verder?

Daniel: “Omdat er Agile wordt gewerkt volgens de scrum-methodiek, wordt er iedere twee weken een sprint opgeleverd. We beoordelen en testen wat gereed is en geven feedback. Op deze manier en door intensieve samenwerking komt het nieuwe systeem snel tot stand. De kern van de projectgroep is ten minste twee dagen per week full time bezig met de ontwikkeling van het systeem.”

Yde: “Het DBZV 2018 treedt in werking nadat het nieuwe geautomatiseerde systeem operationeel is waarmee de aanspraken voor de individuele ambtenaar berekend worden. We verwachten dat dit systeem in het tweede kwartaal van 2019 operationeel is. Tot die tijd blijft het huidige DBZV 2007 van kracht. 3W zal vanaf maart 2019 samen met HDPO regelmatig gaan communiceren. Zo zorgen we ervoor dat de posten en de vakdepartementen goed op de hoogte zijn van wat er gaat gebeuren.”