|
Jos Mandema, (Hoofd van de afdeling Huisvesting Buitenland binnen 3W (3W/HB) neemt ons mee in de veranderingen binnen zijn afdeling op het gebied van samenwerken, aandacht voor duurzaamheid, het Nieuwe Werken en het Masterplan. |
Wat betekent de samenwerking met de Directie Bedrijfsvoering?
Jos: “De medewerkers van de afdeling Huisvesting Buitenland werken altijd in opdracht van de Directie Bedrijfsvoering van BZ (DBV), waarbij het de afgelopen 3 maanden steeds duidelijker is geworden wat die opdracht behelst. Er zijn namelijk een viertal thema’s benoemd van waaruit we werken: duurzaamheid, Het Nieuwe Werken, kostenbesparingen en alle werkzaamheden die voortkomen uit het Masterplan.”
Waar ligt de nadruk op dit moment?
Jos: “Je ziet op gebied van duurzaamheid, dat er dit jaar beleid op is gekomen, wat ook in de dienstverleningsafspraken terugkomt, waar wij als uitvoeringsorganisatie mee aan de slag kunnen. Een ander punt is kostenbesparing, want alle projecten worden getoetst of ze goedkoperzijn dan voorheen. Het Nieuwe Werken is nu richtlijn. Alle renovaties, alle verbouwingen, alles gaat conform Het Nieuwe Werken. Natuurlijk kijken we wat er lokaal mogelijk is of per situatie. Maar HNW is een hoofdopdracht vanuit het ministerie.”
Je spreekt over een masterplan, wat behelst dit?
Jos: “Alle werkzaamheden die worden uitgevoerd zijn opgenomen in het Masterplan van dat jaar. Dat wordt door de directie Bedrijfsvoering van BZ opgesteld met input vanuit 3W en de regiodirectie van BZ. Het Masterplan 2018 is versie 3 en zit in een groeifase. In de uitwerking van het Masterplan 2018 zitten rafelranden die weer meegenomen worden in het Masterplan 2019. De groei van dit Masterplan is succesnummer 1 waar we best trots op zijn. Succesnummer 2 is het projectmatig werken wat onze afdeling nu doet. Zaken zijn op orde, de rollen en verantwoordelijkheden zijn helder, de besluitvorming is rond, ICT is goed aangehaakt. “
Wat zijn de uitdagingen voor de afdeling?
Jos: “Natuurlijk hebben we ook onze uitdagingen want hoe gaan we hiermee allemaal werken, maar met name “samen-werken”. Hiervoor is een project ‘samen-werken’ opgestart om dit beter te laten verlopen, niet alleen binnen 3W maar ook daarbuiten. Op verschillende manieren wordt er getraind, omdat dit net het punt is wat het projectmatig werken tot een nog groter succes kan laten worden.
Ik moet wel zeggen dat we met Huisvesting Buitenland in een ingewikkelde context werken met alle diverse stakeholders, Posten in het buitenland, lokale context, de ambities vanuit het ministerie op allerlei niveaus, en zeker niet te vergeten de postennetuitbreiding.
Daarbij komt in 2019 ook meer aandacht voor de specifieke vereisten die nodig zijn voor de attachés binnen de ambassades.
Met de postennetuitbreiding heeft het team er 2FTE bij gekregen, de capaciteit is erom te starten. Maar gaat het in 2019 lukken om alles op tijd klaar te hebben volgens de planning, dat blijft toch altijd spannend! Het spreekt voor zich dat niet iedere extra uitbreiding van 1 medewerker op een post betekent dat de post er 20 m2 bij krijgt. Er zal ook veel van de post gevraagd worden om Het Nieuwe Werken toe te passen, in te dikken waar dat kan en proactief mee te denken.“
Jullie werken projectmatig. Kun je daar iets over vertellen?
Jos: “Qua projecten gaat er veel goed, maar soms ook niet. DBV en 3W definiëren een goed project, maar de post kan als eindgebruiker ervaren dat er niet maximaal is geleverd. In samenwerking met DBV em de betreffende post zoeken we dan naar een oplossing.
Aandachtspunt blijft: is het verhaal van DBV en 3W goed, maar vertellen we het verhaal dan ook goed? Dit heeft echt met verwachtingsmanagement te maken. Het gesprek, communicatie blijft een uitdaging zeker op afstand.”
