Defensie als opdrachtgever van 3W

Waarvoor bent u bij Defensie verantwoordelijk?

Arco: “De Divisie Personeel en Organisatie Defensie (DPOD) is te vergelijken met een SSO Personeel en Organisatie en werkt voor de gehele defensieorganisatie. Een van mijn eenheden is het Dienstencentrum Internationale Ondersteuning Defensie (DCIOD). Deze eenheid ondersteunt alle individuele uitgezonden medewerkers ‘all over the world’. Het gaat dan vooral om reguliere plaatsingen, plaatsingen voor een kortere of langere duur (zoals dat ook door 3W gedaan wordt) van personeel dat bijvoorbeeld in Duitsland, België of het Caribisch gebied wordt geplaatst.

Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor veel andere personeel gerelateerde zaken die voor 3W minder of niet relevant zijn. Zo is de DPOD ook integraal verantwoordelijkheid voor de salarisbetalingen aan het personeel, maar ook voor o.a. (veteranen)zorg, werving, keuring en selectie van personeel, re-integratie en de ondersteuning bij externe bemiddeling. De DPOD maakt deel uit van het Defensie Ondersteuningscommando maar ik heb functionele relatie met de hoofddirecteur Personeel; hij is verantwoordelijk voor het personeelsbeleid. Om het nog complexer te maken heb ik natuurlijk een relatie daar met de de directie Internationale Militaire Samenwerking (IMS). In deze driehoek doen we het meeste zaken.”

Op welk gebied werkt u samen met 3W?

Arco: “Defensie ondersteunt met een eigen dienstencentrum het personeel dat in het buitenland wordt geplaatst. Er zijn echter ook defensiecollega's die door 3W van het Ministerie van Buitenlandse zaken worden uitgezonden. Denk hierbij aan de militaire attachés die worden geplaatst als militair adviseur van een ambassadeur of die in Brussel werken bij o.a. de Permanente Militaire Vertegenwoordiging. 

Als wij personeel in het buitenland plaatsen dan gaat dat op de regeling van Defensie terwijl personeel dat via 3W wordt uitgezonden de DBZV-regeling (of VUBZK-regeling voor het Caribisch gebied) geldt, daar zit ook een rechtspositioneel verschil tussen deze regelingen.”

Wat is uw rol als opdrachtgever?

Arco: “Als opdrachtgever zit ik in het OGO-3W samen met de directeur 3W en de opdrachtgevers van de andere ministeries waar we allerhande zaken bespreken die de praktijk raken. We spreken dan over de dienstverlening, de verrekening en tal van andere zaken. Denk hierbij ook aan de implementatie van TEM. Dat is echter een relevant onderwerp voor 3W en een aantal andere opdrachtgevers maar dit raakt Defensie niet omdat wij geen gebruik maken van TEM.  Het overleg gaat altijd in goede harmonie en er is een goede sfeer. Daar ben ik erg tevreden over.”

Hoe kijkt u terug op 2018?

Arco: “In het afgelopen jaar zijn veel mensen uitgezonden via 3W en dat loopt allemaal prima. Toch zijn er altijd dingen die beter kunnen. Dat heeft bijvoorbeeld te maken met de complexiteit van de processen enerzijds en aan de andere kant dat er tussen Defensie, BUZA, BZK en 3W niet altijd de juiste linkjes worden gelegd. Aardig voorbeeld van onze kant van het afgelopen jaar zijn de verhuizingen op St-Maarten als gevolg van de vuilverbranding. Van tevoren was door mij toegezegd dat we dit netjes zouden afstemmen, maar al gauw bleek dat er via een ander kanaal al gecommuniceerd was en er toestemming was verleend om te verhuizen. Erg onhandig.”

Wat hebben de organisaties hiervan geleerd?

Arco: “Hiervan is geleerd en er is afgesproken elkaar te betrekken bij dit soort zaken. Wat je ziet is dat de wenselijkheid is ontstaan om ook meer op uitvoeringsniveau met elkaar te spreken. Daar hebben we vorig jaar een eerste start mee gemaakt. Zo is het mijns inziens noodzakelijk dat op uitvoerend niveau er ook een periodiek komt tussen DCIOD, IMS en 3W omdat zo in een vroegtijdig stadium al bepaalde zaken bekend zijn en er voortijdig ook goed afgestemd kan worden. Dan hoeft een mogelijk issue niet direct op ministerieel niveau opgelost te worden maar kan dit in een eerder stadium opgepakt worden. Het gaat erom elkaar doorlopend goed te informeren en de juiste mensen aan elkaar te koppelen.“

Wat kunt u zeggen over de toekomstige samenwerking?

Arco: “Bij 3W is een harmonisatietraject gaande van de BZK en de BUZA-uitzendregeling. We volgen dat langs de zijlijn en hebben daar contact over aangezien onze eigen defensieregeling ook op de schop gaat. Defensie is aan het kijken in hoeverre we zoveel mogelijk kunnen aansluiten waarbij de eigenheid van Defensie wel behouden blijft. Dat heeft eerst en vooral te maken met de daaraan gekoppelde financiën. Bij Defensie gaat het over een geheel andere en soms ook wat minder vergelijkbare rechtspositie dan die van Buitenlandse Zaken en de andere vakdepartementen. Het traject gaat voor Defensie ongeveer 1,5 tot 2 jaar duren en ik vermoed dat 3W met de harmonisering van de regeling wel sneller klaar is. Maar daar waar we kunnen harmoniseren, zullen we dat zeker doen.

Interessant om te vermelden is nog dat 3W vorig jaar bezig is geweest met een onderzoek van de ADR dat door de Eigenaar BZ (lees: PSG) werd geïnitieerd. Vraag was of de rapportagestructuur voldoet en op orde is. Ik heb dat rapport nog niet gezien maar ik ben daar wel heel erg benieuwd naar. De rapportage systematiek en verantwoording is namelijk iets waar ik ook voor ons eigen dienstencentrum momenteel naar kijk. Wat zijn nu de kritieke prestatie-indicatoren waarop je zou moeten rapporteren, hoe zien die eruit? Hoe krijg je daar inzicht in de performance van de eenheid?

Als ik nu een doorkijkje maak naar 2019 laat me dan vooropstellen dat ik uitkijk naar de verdere samenwerking met 3W.“

Text