Fleur Paris, Vastgoedadviseur binnen de afdeling Huisvesting Buitenland (3W/HB) en Hadewych Dautzenberg, senior-Adviseur Bedrijfsvoering van het cluster Voorlichting, Werving en Training van de afdeling Personeel Buitenland (3W/PB/VWT), hebben deelgenomen aan het project 3W Kernwaarden, dat onderdeel was van het programma 3W Nog Beter.

Wat was de functie van de projectgroep Kernwaarden?

Fleur: “De projectgroep Kernwaarden heeft in 2016 een aantal activiteiten benoemd die zij verder wilde uitwerken en in 2017 zijn deze opgepakt. O.a. een handleiding hoe om te gaan met Plaats- en Tijdsonafhankelijk Werken en met ziekteverlof werden in het MT besproken en vastgesteld; daarnaast zijn ook het 3W uitje en een kick-off met als thema Verbinden, Vertrouwen en Veiligheid gerealiseerd. Een sessie organiseren voor de MT leden plus alle leidinggevenden stond nog voor 2018 op het programma.“

Wat hebben jullie met de leidinggevende gedaan?

Hadewych: “Thema voor deze sessie was “leidinggeven en leiding ontvangen". Dit thema kwam uit de destijds gehouden interviews en het rapport van ABD-interim (van de heer Vergossen). Wij hebben deze sessie samengesteld in samenwerking met en op advies van DARE, een extern bureau en natuurlijk in overleg met de opdrachtgever, directeur Paul Heemskerk. Daarna hebben zij de medewerkers van dat bureau uitgenodigd en bij de sessie gefaciliteerd. Dat was best spannend, de managementteamleden en andere leidinggevenden (clusterhoofden) hadden niet eerder in zo’n samenstelling bij elkaar gezeten. In het begin was het voor iedereen dan ook onwennig, maar aan het eind van de sessie was het enthousiasme duidelijk aanwezig. Gedurende de sessie werd een actieve rol van een ieder verwacht; met een oefening ‘verhalen schrijven’ werd er reflectie gegeven en ontvangen.”

Was het doel de samenwerking te verbeteren?

Fleur: “Ja, tijdens de sessie ontstond nog meer cohesie tussen de leidinggevenden en MT-leden onderling. Kennisdeling vond plaats, maar ook een stuk intervisie kwam aan de orde. Hierdoor kwamen de aanwezigen erachter dat zij ook op onderwerpen die niet in het MT of in overleggen tussen MT-lid en leidinggevenden aan de orde komen met dezelfde uitdagingen te maken hebben. Dit inzicht droeg bij aan de teamvorming en aan meer onderlinge samenwerking. Door bovenstaande ervaring is door directeur 3W besloten om meer van dit soort sessies te organiseren. Hadewych en Fleur hebben hieraan op verzoek een vervolg gegeven.”

Hadewych: “In de twee daaropvolgende sessies heeft het thema ‘Leiderschap’ centraal gestaan, mede vanwege de resultaten van het MTO. Zaken kwamen aan de orde als: “Hoe interpreteert men leiderschap? Welke rollen horen daarbij? Hoe geef je dat vorm? Wat vind je belangrijk, wat niet?”. Hierdoor ontstond verdere kennisuitwisseling. Daarnaast is het een mooie opbrengst dat de aanwezigen zich ook bewust werden van de gerealiseerde successen van 3W, wat er allemaal al gedaan is, en het besef dat men daar best trots op mag zijn. Dit inzicht gaf veel energie. “

Wat gaat de 3W medewerker en 3W klant van deze sessies meekrijgen?

Hadewych: “Door de beschreven sessies ontstond er nog meer saamhorigheid onder de medewerkers en alle leidinggevenden en werden nog meer zaken zoveel mogelijk op eenzelfde manier opgepakt. Als er een bepaald onderwerp speelde, wisten de 3W-ers (op alle niveaus) elkaar nog beter te vinden. Daardoor werd er makkelijker met elkaar overlegd, waardoor meer teamgeest en een betere samenwerking tot stand kwam.“

Komt er een vervolg?

Fleur: “In 2019 zullen de MT-leden en leidinggevenden het vervolg van de hierboven beschreven sessies samen verder oppakken. Hadewych en Fleur werden officieel bedankt voor al hun inzet, hun input in het programma, de organisatie van allerlei randvoorwaarden en hun eigen bijdragen aan de sessies zelf. Het eigenaarschap en het initiatief is officieel overgedragen aan de leidinggevende (MT en LG), het vervolg zal door hen zelf in 2019 verder opgepakt worden.“