Personeel Buitenland

Voorlichting

De voorlichting bij 3W in de oriënterende fase is op een andere wijze ingericht. Geen groepsgewijze voorlichting meer, maar meer maatwerk, in de vorm van een persoonlijk oriënterend gesprek. Daarnaast is het mogelijk om als uitzendende organisatie een groepsgewijze voorlichtingsbijeenkomst aan te vragen, Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) van het ministerie van Economische Zaken heeft van die mogelijkheid gebruik gemaakt.

Naast de voorlichting aan medewerkers is er een voorlichtingsbijeenkomst voor selecteurs georganiseerd in november. Deze bijeenkomst werd zeer goed bezocht en gewaardeerd.

Verder is gewerkt aan het vindbaar maken van de informatie met betrekking tot uitzendingen naar het Caribisch deel van het Koninkrijk op Rijksportaal.

Uitzendingen naar de posten en het Caribisch deel van het Koninkrijk

In 2016 heeft 3W uitzendingen naar de posten en uitzendingen naar het Caribisch deel van het Koninkrijk gefaciliteerd. Het totaal aantal uitzendingen is te vinden in de rubriek kengetallen.

In verband met het Nederlandse Voorzitterschap van de EU hebben de diverse departementen meer tijdelijke attachés naar Brussel uitgezonden. Ook naar het Caribisch deel van het Koninkrijk is het aantal  arbeidsintensieve korte uitzendingen toegenomen, voornamelijk vanuit de Politie: het Recherche Samenwerkingsteam en het Team Bestrijding Ondermijning.

Mede op basis van feedback vanuit de afnemers heeft 3W verbeteringen aangebracht in het proces van aanmeldingen van attaches, die worden overgeplaatst van en naar de posten in het buitenland. Zo kunnen afnemers nu eerder dan voorheen overplaatsingen aanmelden bij 3W, om daarmee alle betrokken partijen meer tijd te geven in de voorbereidingsfase.

Civiel experts

In 2016 werden 59 civiele experts uitgezonden ten behoeve van missies in (post)conflict-landen van de Europese Unie (EU), de Organisatie voor Veiligheid en Samenwerking in Europa (OVSE) en de Verenigde Naties (VN). Er zijn 26 nieuwe functies vervuld en 33 experts verlengd. Gemiddeld zijn er 50 civiele experts tegelijk uitgezonden. Zij zijn door 3W voorgelicht, begeleid en zo nodig van een opleiding voorzien.

Er is in 2016 verder gewerkt aan de werving om het bestand van civiele experts weer te vullen. In 2016 zijn er 138 experts opgenomen in het bestand. Idealiter bevat het bestand ongeveer 200 experts.

Verkiezingswaarnemers

In 2016 heeft Nederland deelgenomen aan negen verkiezingswaarnemingsmissies georganiseerd door de OVSE en zes verkiezingswaarnemingsmissies georganiseerd door de Europese Commissie. Voor de OVSE zijn er twaalf lange termijnwaarnemers en 37 korte termijnwaarnemers uitgezonden. Voor de Europese Commissie zijn er acht lange termijnwaarnemers en zes korte termijnwaarnemers uitgezonden.

Hardheidsclausule en Bezwaren

De diverse onderdelen van de afdeling 3W/PB hebben in 2016 gewerkt aan het harmoniseren van de procedure rond hardheidsclausules. 3W levert een belangrijke inhoudelijke bijdrage aan besluiten die door de beleid- en kaderstellende directies (BZ en BZK) op grond van de hardheidsclausule worden genomen, en ziet toe op tijdige afwikkeling van dergelijke verzoeken. In 2016 zijn 52 verzoeken om toepassing van de hardheidsclausule van uitgezonden medewerkers naar de posten in behandeling genomen, 13 verzoeken van medewerkers die zijn uitgezonden naar het Caribisch deel van het Koninkrijk en twee verzoeken van civiel experts. Zie voor het aantal bezwaarzaken de paragraaf Advies.

Opleiding

In 2016 zijn er weer drie Interdepartementale Attaché cursussen aangeboden door 3W in samenwerking met Defensie. Hieraan hebben in totaal 47 attachés en gedetacheerden deelgenomen. 

In 2016 heeft 3W de uitvoering van de veiligheidstrainingen verder geïmplementeerd in het cursusaanbod en de doelgroepen uitgebreid. Ook medewerkers van alle departementen die dienstreizen maken naar gebieden met een verhoogd veiligheidsrisico kunnen deelnemen aan de veiligheidstrainingen.

Voor de civiel experts is, naast het gebruikelijke trainingsaanbod, door Clingendael een generieke Pre-Deployment Training georganiseerd. Hieraan hebben 16 experts uit het bestand deelgenomen en twee deelnemers vanuit de Koninklijke Marechaussee.

Bijdragen 3W aan beleid en kaderstelling

3W heeft in 2016 actief bijgedragen aan herziening en modernisering van het beleid en de regelingen die zij uitvoert, zoals onder andere de herziening van de Interdepartementale Attachénotitie, evaluatie van het hiv/aids-beleid op de posten, en actuele onderwerpen zoals het dossier ‘erkende partner op de post’ met name met betrekking tot LGTB medewerkers.

Voor de civiel experts is een professionaliseringsslag gemaakt ten aanzien van het opnamebeleid van experts in het bestand. In overleg met de beleid- en kaderstellende directies is besloten jaarlijkse terugkeergesprekken verplicht te stellen. De uitgezonden experts hebben jaarlijks een gesprek met de beleidsdirectie en met een psycholoog. Daarnaast is er een zorgprotocol ontwikkeld voor de experts die naar hoog-risicogebieden worden uitgezonden en voor verkiezingswaarnemers en wordt de laatste hand gelegd aan een nieuwe Uitzendregeling - gebaseerd op het DBZV 2007.

Bovengenoemde trajecten van herziening of modernisering van regelingen zullen mogelijk in 2017 worden afgerond. Een aantal van de hierboven genoemde dossiers wordt getrokken door 3W, in verband met het belang van het dossier voor de uitvoering door 3W. 3W neemt daarnaast actief deel aan de werkgroep waarin de two-pager ‘Ondersteuning Internationale Functie’ wordt uitgewerkt.

Aanbestedingen

In 2016 is een start gemaakt met de aanbesteding voor een nieuw contract voor internationale verhuizingen. Vrijwel alle afnemers van 3W nemen dit product af, en is daarmee een goed voorbeeld van interdepartementale dienstverlening. Het huidige contract loopt af op 1 april 2017.

Ten behoeve van de uitzending van civiel experts en de verkiezingswaarnemers zijn in 2016   twee aanbestedingstrajecten afgerond: één voor psychologen die het selectiegesprek met de experts voeren en één voor het groepsdynamische assessment, eveneens ten behoeve van de selectie van civiele experts.

Overname taken op het gebied van het DBZV 2007 van de RSO

Een speciaal daarvoor ingestelde werkgroep heeft in 2016 voorbereidingen getroffen om met ingang van 1 januari 2017 de administratieve uitvoering van Dienst Buitenlandse Zaken Voorzieningenstelsel (DBZV 2007) gerelateerde werkzaamheden over te nemen van de posten/RSO’s. Op een later moment zal dit eveneens plaatsvinden met reisgerelateerde werkzaamheden.

Samenwerking Defensie

In 2016 heeft Defensie het voorbereidingsgesprek voor de Defensieattaché overgedragen aan 3W. Daarmee is ook door Defensie gekozen voor 1 loket waar de medewerker alle informatie krijgt over de verplaatsing naar het buitenland.

Samenwerking BZK

Sinds 1 mei 2016 heeft 3W de uitbetalingen van de buitenlandvergoedingen betreffende het Caribisch gebied ook systeemtechnisch overgenomen van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). De uitbetaling vindt nu plaats via het BZ-deel  van P-Direkt. In de aanvangsfase heeft dit voor problemen gezorgd met als gevolg overlast voor een aantal uitgezonden medewerkers en extra werk voor 3W. De problemen zijn sinds zomer 2016 gelukkig opgelost.

Lokale Medewerkers

In 2016 heeft 3W de jaarlijkse loononderzoeken voor de lokale medewerkers rechtstreeks uitgezet bij markers (VS,Canada, VK, EU en Duitsland) in een land, dus zonder tussenkomst van de Nederlandse ambassade in het betreffende land. De loononderzoeken werden hierdoor een stuk sneller afgerond dan in voorgaande jaren. De belangrijkste reden hiervoor is het feit dat een loononderzoek van een marker direct werd verwerkt, terwijl de ambassade in het verleden wachtten met het opsturen van de gegevens totdat alle markers hadden gereageerd. Eind 2016 was 98% van de loononderzoeken afgerond.

Ook dit jaar werden de 996 jaaropgaven voor het lokaal personeel voor het einde van februari uitgestuurd.

1 september 2016 is het project suppleties lokaal personeel van start gegaan. Het doel is voor het sluiten van elke RSO in het kader van de Taakspecialisatie de stukken die de basis zijn voor de suppletie te hebben gedigitaliseerd en de uitkeringen in de RSO regio te hebben gecontroleerd.

In 2016 is acht keer door of voor lokale medewerkers een beroep gedaan op de hardheidsclausule.

WerkenbijdeEU

In 2016 heeft WerkenbijdeEU twee grote Meet & Greets georganiseerd voor meerdere doelgroepen. Door succesvolle sociale media campagnes, het verzenden van nieuwsbrieven en een goede online aanwezigheid van WerkenbijdeEU, waren de Meet & Greets (over Traineeships en carrières bij de EU) druk bezocht (1 x 200 personen en 1 x 450 personen) en heeft WerkenbijdeEU zelfs wachtlijsten moeten hanteren.

Voor het algemene concours in 2015 zijn er in 2016 zes Nederlanders geslaagd (3,8% van het totaal). In 2016 heeft de EU geen algemeen concours uitgeschreven.  Wél was er een groot concours voor de werving van auditors.   

Hieraan deden 79 Nederlanders mee. WerkenbijdeEU heeft aan het merendeel van de deelnemers online oefenmateriaal aangeboden en er werd een aparte voorlichtingsbijeenkomst georganiseerd. Voor vijf Nederlandse kandidaten die zijn toegelaten tot de assessmentronde heeft WerkenbijeEU een training georganiseerd.

Op 10 en 11 maart 2016 organiseerde WerkenbijdeEU in het kader van het Nederlands voorzitterschap een geslaagde bijeenkomst van het European Personnel Selection Office ( EPSO) ‘network of experts in the field of selection’ in Amsterdam. Hieraan werd door alle lidstaten deelgenomen.