Informatiemanagement

Dienstverlening en optimalisatie

In 2016 is gewerkt aan veel verschillende IT-projecten ter verbetering van de dienstverlening en optimalisatie van de interne werkprocessen. Zo werden declaraties die voorheen op de RSO werden afgehandeld afgelopen jaar door 3W overgenomen en als proces geïmplementeerd binnen 3W.

Sinds de oprichting pleit 3W voor een brede digitale ontsluiting van haar diensten en producten naar haar diverse doelgroepen. Afgelopen jaar is  federatieve toegang gerealiseerd voor binnen het Rijksweb. Hierdoor kunnen de klantgroepen die aangesloten zijn via de Haagsche Ring voortaan de diensten en producten via digitale formulieren aanvragen bij 3W. Voordeel: meer gebruikersgemak bij de klanten en meer efficiency binnen 3W. Aan de andere kant heeft de internet ontsluiting ernstige vertraging opgelopen, waardoor er nog steeds groepen klanten via een citrix-key moeten inloggen op de BZ-omgeving of hun (personele)aanvragen via de e-mail moeten zenden. In 2017 is alsnog voorzien deze ontsluiting met een ‘softtoken’ te realiseren.

Eind 2016 is People Inc Lokaal overdragen aan 3W. Met deze applicatie is de huidige personeelsadministratie van het lokale personeel gecentraliseerd waarmee ambassades en lokale medewerkers nu zelf hun verlof en verzuim digitaal kunnen beheersen.

Ook moesten verschillende applicaties worden aangepast aan de nieuwe manier van werken op de Rijnstraat. VIPS en Boss zijn verbeterd er waren nieuwe versies nodig van Vectorworks en AutoCad, de applicatie HPSD is vervangen door Ticketing en tal van applicaties moesten worden getest, wat in goede samenwerking met de directie Bedrijfsvoering van BZ (DBV) heeft geleid tot een soepele overgang van 3W op de nieuwe tablets in februari 2017.

Verbetering informatie huishouding

Sinds 1 september 2016 is er een geaccordeerd Archiefplan dat in goede samenwerking met DBV-IA tot stand kwam. Communicatie over dit plan naar de 3W medewerkers zal begin 2017 plaatsvinden, waardoor het niet alleen een document is, maar vooral een gids naar goede archivering bij 3W.

Rond 247Plaza heeft 3W een beheerplan waarin de structuur en het beheer van het platform van 3W is neergelegd. Gezien dit platform nog sterk aan veranderingen onderhevig is, is dit plan een levend document. Er is een introductiesessie geweest met het Nationaal Archief ten behoeve van pilot DUTO ( DuTo staat voor Duurzaam Toegankelijk maken van informatie ) met betrekking tot archivering.

In 2016 is nog geen start gemaakt met het opstellen van een overkoepelend informatieplan waarin staat waar welke documenten in welke stadia worden opgeslagen of worden bewaard. Het plan wordt pas samengesteld in 2017, omdat het grote raakvlakken heeft het de Pilot DUTO.