Huisvesting Buitenland

Samenwerking

In 2016 zijn weer diverse stappen gezet om de rolverdeling tussen opdrachtgever van de huisvestingsprojecten in het buitenland, de directie Bedrijfsvoering (DBV), en opdrachtnemer, 3W, duidelijker neer te zetten. Om de opdrachtgever met meer inhoudelijke kennis te versterken is personeel van 3W overgegaan naar deze directie, zijn taakverdeling en huisvestingsprocessen herijkt en is het samenwerkingsmodel opnieuw vormgegeven.

Belangrijke ontwikkelingen in 2016 hadden vooral betrekking op de introductie en doorontwikkeling van verschillende nieuwe – soms binnen BZ unieke – ICT-systemen. Daarnaast kreeg 3W  in 2016 te maken met een toename in het aantal personeelsmutaties, een fenomeen waar we de komende jaren steeds vaker mee te maken krijgen vanwege de verwachte leeftijdgebonden uitstroom. Met 3W/Inkoopadvies werden betere werkafspraken gemaakt om het aanbestedingsproces nog verder te stroomlijnen.

Projecten

De afdeling voert een groot aantal projecten uit, variërend van onderhoudsprojecten tot volledige nieuwbouw. Ook de inrichting van Kanselarijen en Residenties maakt deel uit van het werkpakket.

In vaak multidisciplinaire projecten werken verschillende disciplines nauw met elkaar samen op het gebied van bijvoorbeeld installatietechniek, interieurinrichting en kunst, beveiliging en ICT. Voor deze huisvestingsprojecten waren in 2016 zeven procesmanagers de spin in het web voor goede communicatie, sturing en samenwerking tussen de verschillende disciplines en met andere stakeholders. In 2016 werd aan 49 multidisciplinaire projecten gewerkt. Daarvan konden we 14 projecten opleveren, waaronder de Residentie in Islamabad, en Kanselarijen in Ottawa, Santo Domingo en Osaka.

Alle multidisciplinaire projecten worden tegenwoordig vanuit Het Nieuwe Werken (HNW) benaderd. Vier interieurarchitecten verrichten werkplekonderzoek en brengen de werkprocessen en activiteiten van de Post in kaart. De uitkomst is een ontwerp met een specifieke mix van functies en werkplektypen. Het afgelopen jaar zijn er HNW-projecten opgeleverd in Abu Dhabi, Londen, Osaka, Ottawa en Santo Domingo.

Voor de inrichting van Kanselarijen en Residenties werkten onze interieurarchitecten in 2016 verder aan betere dienstverlening aan onze klanten, op het gebied van standaardisatie en maatwerk. De producten- en dienstencatalogus werd verder uitgewerkt en bevat nu een nog breder assortiment aan producten van Nederlandse ontwerpers en leveranciers met als doel het promoten van Nederlands Design in het buitenland.

Kunstzaken

Kunst wordt als instrument ingezet om de representativiteit in het buitenland te ondersteunen en moderne diplomatie te bevorderen. In 2016 werkten drie teamleden aan 25 zelfstandige kunstprojecten in Residenties en Kanselarijen. Ook voor interieurprojecten en multidisciplinaire projecten werd een kunstbijdrage geleverd. In Nederland werkten we mee aan de kunstcollectie van de nieuwe huisvesting van Buitenlandse Zaken in de Rijnstraat 8 en kunst in de tijdelijke locatie voor het Voorzitterschap van de Europese Unie in Amsterdam.

Beheer en onderhoud

Het team Beheer en Onderhoud is verantwoordelijk voor het technisch beheer en onderhoud van Kanselarijen en Residenties. Met het team van acht mensen organiseren we gebouwinspecties, aanbestedingen, sturing van de uitvoering en regie over grotere onderhoudsprojecten.

In 2016 was het wederom erg lastig om alle voorgenomen onderhoudsactiviteiten door de Posten te laten uitvoeren; reden om de aanpak hiervan te gaan veranderen. Het team in Den Haag zal daarom – meer dan voorheen – de leiding nemen in de aanbesteding van het onderhoud. Er lopen hiervoor al acht aanbestedingen wereldwijd. De grotere onderhoudsprojecten verliepen voorspoedig; momenteel zijn dat onder andere grootschalige vervangingen van klimaatinstallaties in Ryad, Jakarta en Rome.

In 2016 werd gestart met een nieuw protocol om afgeronde projecten in beheer te nemen.

Voor aardbevingsveiligheid worden momenteel enkele onderzoeken uitgevoerd.

Veiligheid

3W/HB draagt ook zorg voor de technische maatregelen die nodig zijn om Kanselarijen en Residenties veiliger te maken. Het beveiligen van de Posten is de laatste jaren door een veranderende wereld een dynamische uitdaging. Het belang is om tijdig te anticiperen. Standaardmaatregelen dienen steeds meer te worden aangevuld met maatwerk om personeel een veilige werkomgeving te bieden.

Diplomatieke Koerier

De Diplomatieke Koeriersdienst maakt deel uit van de Afdeling HB en verzorgt de verzending van dienstpost en dienstgoederen onder diplomatiek zegel. Het team bestond in 2016 uit 8 collega’s. De wereldwijde verzendingen van paspoorten werd overgenomen van RSO/WEU en de frequentie van reguliere zendingen werd aangepast van één maal per maand naar één maal per week. Het team werkte aan de verdere stroomlijning van de processen.