De medewerkers van Control verrichten werkzaamheden op het terrein van management-control, managementinformatie, administratieve organisatie, interne controle en financiële administratie. De medewerkers van Inkoop adviseren en ondersteunen klanten bij aanbestedingstrajecten in hun rol als inkoopadviseur. De contractmanagers ondersteunen binnen 3W het leveranciers- en contractmanagement en verzorgen het contractbeheer.
Control
In 2016 heeft 3W zich voorbereid op de komst van een nieuw financieel systeem (SAP, samen met Ministerie van Infrastructuur en Milieu). Verder was tijdig betalen (niet 90% maar 95% van de facturen van leveranciers binnen 30 dagen betaald) een belangrijk doel in 2016. Dat werd ruimschoots gehaald met een jaargemiddelde van 97%.
Eind 2016 bleek het doorbelasten van facturen aan vakdepartementen toch nog voor veel vragen en ergernis te zorgen. Een verbeterteam, samengesteld uit 3W en ministeries, gaat dat begin 2017 aanpakken. Wel zijn inmiddels, in nauw overleg met alle vakdepartementen, vaste ‘’all inclusive’’ jaartarieven vastgesteld voor het lokaal personeel op de posten. Hiermee worden voor een omvangrijk stuk dienstverlening (en voor een bedrag in de orde van 13 miljoen euro op jaarbasis) grote stappen gezet richting vereenvoudiging van verrekeningen en voorspelbaarheid van uitgaven voor vakdepartementen.
De medewerkers van Control hebben zich ook beziggehouden met de doorontwikkeling van de vorm van rapporteren aan het Managementteam, Opdrachtgeversoverleg en eigenaar van 3W.
Inkoop
In 2016 heeft het team inkoopadvisering 85 meervoudig onderhandse aanbestedingen afgerond. Door de Haagse Inkoop Samenwerking (HIS) werden 22 Europese aanbestedingen afgerond. Deze aanbestedingen hebben weliswaar uitsluitend opdrachtgevers vanuit BZ, maar omspannen met name de dienstverlening voor de internationale functie van het Rijk. De opdrachtgevers beoordeelden de kwaliteit van de ondersteuning met gemiddeld een 7.5.
Voor alle aanbestedingen van 3W zelf, met name op het gebied van huisvesting in het buitenland, worden vanaf 2016 de EU-regels zoveel mogelijk toegepast. Uiteindelijk zal hiervoor inkoopbeleid worden vastgesteld dat recht doet aan alle aanbestedingsprincipes waar de Nederlandse overheid zich aan dient te houden, maar ook passend is in de wereldwijde context van marktwerking op lokale markten.
Vanuit de inkoopdeskundigheid is begin 2016 gestart om het contractmanagement structureel te professionaliseren. Een drietal contractmanagers ondersteunt nu de 3W-organisatie bij alle contracten die 3W afsluit met marktpartijen. Een belangrijke stap voor hogere kwaliteit en meer doelmatigheid in de dienstverlening. Zo hebben met alle strategische leveranciers eind 2016 evaluatiegesprekken plaatsgevonden.
