De prioriteiten waar 3W zich dit jaar op richt zijn het voorbereiden van de overname taken Regionale Service Organisaties, voortzetten van het programma '3W Nog Beter!', verbetering van de ICT ondersteuning, verdere uitrol van TEM en vervolmaken van de functionaliteiten TEM en last but not least de verhuizing naar de Rijnstraat. Daarnaast wordt 2017 natuurlijk een jaar waarin door 3W verder gewerkt wordt aan stroomlijning van processen binnen de organisatie (met de nadruk op betere samenwerking en betere systeemondersteuning) en buiten de organisatie (met de nadruk op klanttevredenheid en het versterken van de rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer).
Verhuizing Rijnstraat
In 2017 verhuist 3W met uitzondering van 3W/Diplomatieke Koerier, naar het nieuwe pand in de Rijnstraat. Dit heeft mogelijke invloed op de medewerkers- en klanttevredenheid. 3W streeft ernaar dat na afronding van de verhuizing het de klanttevredenheid minimaal op gelijk niveau is als voor de verhuizing. De medewerkers tevredenheid moet in 2018 minimaal op gelijk niveau zijn als in 2016.
Taakspecialisatie - Opheffen RSO’s
Door het opheffen van de Regional Support Offices (RSO’s), omdat overgegaan wordt naar taakspecialisatie in Den Haag, zal een deel van hun werkzaamheden in de komende jaren naar 3W gaan. De overige taken zullen naar een financiële en een consulaire service organisatie overgeheveld worden.
Het programma 'Taakspecialisatie', waarover DBV de regie voert, moet dit proces in goede banen leiden. Het departement brede plan van aanpak is afgerond en er is een projectmanager voor het 3W gedeelte aangenomen. Het traject van besluitvorming op en medezeggenschap over de implementatieplannen moet eind september 2017 gereed zijn.
Inkoopfunctie
In 2016 is door Buitenlandse Zaken is besloten de inkoopfunctie in 2017 over te brengen van 3W naar de Shared Service Organisatie FSO. Een ander deel van de inkoopfunctie, contractmanagement, blijft bij 3W en komt in 2017 op een professioneel niveau.
Budgethouderschap
De huidige vorm van budgethouderschap is niet eenduidig, het zorgt voor misverstanden en het helpt niet om de totale kosten in beeld te brengen. In 2017 wil 3W helderheid over het budgethouderschap van budgetten waarvoor bij 3W de uitvoeringsverantwoordelijkheid ligt.
3W nog beter!
Het programma “3W nog beter!” dat streeft naar een betere rijksbrede herkenbaarheid en een veilige en prettige werkomgeving voor de 3W medewerker, waarin verantwoordelijkheid nemen en geven vanzelfsprekend moeten zijn, komt in een uitvoerende fase terecht. De basis voor de gewenste verandering is te vinden in de (aangescherpte) missie en visie en de kernwaarden van 3W: omgevingssensitief, betrouwbaar en professioneel. Dit programma wat vooral door de medewerkers van 3W zelf ontwikkeld en uitgevoerd wordt bestaat uit een negental onderdelen en wordt eind 2017 afgerond.
Verbetering ICT ondersteuning
Ook het komend jaar wordt ingezet op het optimaliseren van het vastgoedsysteem REMIS, waarbij wordt ingezoomd op de vernieuwde samenwerking tussen DBV en 3W rond grote investeringsprojecten en het verder uitbouwen van management informatie dashboards.
Voor de groepen afnemers van 3W die niet zijn aangesloten op het Rijksweb wordt in 2017 ingezet op een veilige internetontsluiting van het dienstenportaal. Vraag daarbij zal zijn of de noodzakelijke veiligheidsmaatregelen die nodig zijn met het oog op cyber security een optimale dienstverlening door 3W mogelijk maken.
Het huidige systeem VIPS dat ondersteunt bij de berekeningen van de buitenlandvergoedingen op basis van het DBZV 2007 is niet in staat om dit ook te doen voor de berekening van buitenlandvergoedingen op basis van andere regelingen. Samen met DBV-IV zullen de eerste stappen gezet worden ten behoeve van vervanging van dit systeem.
Onlangs is het HR-proces voor lokaal personeel gecentraliseerd in het systeem People Inc Lokaal. 3W heeft het voornemen People Inc Lokaal fase II te realiseren wat een belangrijke bijdrage kan leveren aan het programma taakspecialisatie voor de processen rond lokale medewerkers.
TEM
In 2017 gaat 3W door met de uitrol van de reis applicatie Travel and Expense Management (TEM). Voor zover mogelijk wordt het nu geharmoniseerde beleid ten aanzien van dienstreizen hierin meegenomen.
Personeel buitenland
In 2016 hebben binnen de afdeling Personeel Buitenland ontwikkelingen plaatsgevonden waardoor aanpassing van de organisatie wenselijk is. In 2017 wordt een aantal gelijksoortige werkzaamheden samengevoegd zodat de werkwijze wordt geharmoniseerd. Dit zal een positief effect hebben op de kwaliteit van de dienstverlening van de afdeling.
3W wil samen met de Hoofd Directie Personeel en Organisatie van BZ (HDPO) nadenken over de mogelijkheden voor actualisering van de regelingen voor lokaal personeel. De invalshoek van 3W als uitvoerder is daarbij om te zorgen dat deze actualisering qua uitvoering leidt tot een onderhoudsvriendelijk stelsel.
De Plaatsvervangend Secretaris-Generaal van BZ heeft 3W de opdracht gegeven tot het wereldwijd controleren van de uitkering van de suppleties en de gerechtigden van de regeling Onderstand Bij wijze van Pensioen (OBWP). Omdat de stukken hiervan nog digitaal ontsloten moeten worden wordt daar met het oog op de overgang naar de Rijnstraat nu prioriteit aan gegeven. Het doel is digitale ontsluiting van alle dossiers voor de verhuizing. Daarna kan gestart worden met de controle en herberekening.
Huisvesting en vastgoed
Het in 2015/2016 ingezette proces om de rollen van opdrachtgever en opdrachtnemer huisvesting en vastgoed scherper te definiëren wordt in 2017 voorgezet. Daarbij zal 2017 in het teken staan van de “planbaarheid van projecten en programma’s”. Doelstelling is om alle activiteiten te plannen aan de hand van de jaarplannen. Jaarplannen worden dit jaar op tijd ingediend en vastgesteld. Met DBV is overeengekomen dat 80% van onze werkzaamheden beschikbaar zijn en (maximaal) 20% gebaseerd is op ad-hoc aanleidingen en incidenten. Daarbij streven DBV en 3W er gezamenlijk naar om de processen (nog) meer te laten ondersteunen door verschillende ICT-toepassingen. In dit kader zullen in 2017 de workflows voor projecten en programma’s volledig in REMIS zijn geïmplementeerd en wordt 247Plaza gehanteerd als samenwerkingsplatform voor alle projecten in alle fasen.
3W verzoekt de posten jaarlijks om gespecificeerde opdrachten voor Beheer & Onderhoud in de markt te zetten. Wij constateren al enkele jaren dat dit steeds minder succesvol verloopt en inmiddels halen de Posten ongeveer 70% van hun doelstelling (in geld en in aantal opdrachten). Ondanks alle acties om de Posten ertoe te bewegen actiever te zijn (o.a. door het aanbieden van ons advies en ondersteuning), daalt dit percentage nog jaarlijks. Hierdoor loopt BZ indirect het risico dat de kwaliteit van de eigendomspanden terugloopt omdat we steeds minder onderhoud uitvoeren. Dit punt is mede actueel omdat de personele bezetting op (kleinere) posten verder afneemt en de expertise en aandacht voor dit soort onderwerpen daarmee ook vermindert.
Samenwerking met Defensie
In 2017 wordt verder ingezet op de ondersteuning door Defensie bij werving en selectie ten behoeve van civiele missies. Tevens wordt gestreefd naar het overnemen van een aantal DBZV 2007 gerelateerde taken, die nu nog door Defensie voor de attachés worden uitgevoerd.
