Civiele missies en verkiezingswaarneming

Sonja Kuip is clusterhoofd van Voorlichting, Werving en Training binnen de afdeling Personeel Buitenland. Sonja vertelt over de nieuwe regeling voor uitzendingen van civiele missies en verkiezingswaarneming en het zorgprotocol.

Waar was je het afgelopen jaar vooral op gericht?
De afgelopen jaren hebben wij de sterk verouderde regeling voor de uitzendingen van civiele missies en verkiezingswaarneming aangepakt. Hiervoor werd speciaal een jurist van ECO&P met die expertise aangetrokken. In 2017 hebben wij dit afgerond, hetgeen een hele klus was. Je kunt gerust stellen dat het een meerjarenplan is geweest.

Het uiteindelijke doel was om de regelingen voor civiele missies en verkiezingswaarneming zoveel mogelijk te laten lijken op de bestaande uitzendregeling voor de ambtenaren van Buitenlandse Zaken, specifiek de Bijzondere Opdrachtenregeling. Bovendien hebben wij een zorgprotocol ontwikkeld specifiek voor civiele experts en verkiezingswaarnemers.

Wat is het gevolg voor de civiele experts?
Buitenlandse Zaken heeft een groep ambtenaren die voor enkele maanden tot een jaar naar een post gaan om daar een bepaalde klus te klaren. Een dergelijke uitzending wordt een Bijzondere Opdracht genoemd en daarvoor zijn speciale regelingen. Bij dit type uitzending gaan geen gezinsleden mee. In de regeling die voor de Civiele experts en verkiezingswaarnemers is ontworpen zijn de artikelen voor de vergoedingen daaruit overgenomen. Civiele experts zijn immers ook in dienst van Buitenlandse Zaken, en het is goed dat voor hen diezelfde regeling geldt.

Hoe is de regeling gemoderniseerd?
Al doende kwamen we erachter dat er allerlei andere zaken niet goed geregeld waren. Het werken in conflictgebieden is een voorbeeld. Dat betekent dat men niet onder de makkelijkste omstandigheden moet werken. Buitenlandse Zaken kenmerkt dergelijke gebieden als ‘rood’. Voor de ambtenaren van BZ was er een zorgprotocol, maar voor de civiele experts was het minder goed geregeld. Dat moest natuurlijk gelijk worden getrokken. We hebben een projectgroep opgericht met vertegenwoordigers van alle directies van BZ die met die met civiele experts en verkiezingswaarnemers te maken hebben. De samenwerking was prettig en we hebben naar analogie van het bestaande zorgprotocol gewerkt.

Wat is het gevolg voor jouw afdeling?
Beide regelingen zijn nu klaar en sinds 1 januari 2018 zijn ze van kracht. Het heeft voor ons binnen het cluster wel tot wat extra werk geleid. In het kader van de professionalisering van de civiele missiepool is besloten ook voortgangsgesprekken te houden met de experts. En civiele experts die in zogenaamde rood gebied worden uitgezonden gaan ook bij bedrijfsmaatschappelijk werk langs. Dat betekent dat alle uitgezonden experts na een half jaar terug moeten komen voor een gesprek met de beleidsdirecties en als ze in hoog risicogebied werken ook met bedrijfsmaatschappelijk werk. Voor ons betekent dat dat we de systemen anders moeten inrichten, meer afspraken voor hen moeten maken en meer tickets moeten boeken.

Alhoewel het voor ons extra werk betekent, is het fijn dat de uitzendingen nu goed geregeld zijn op grond van een gemoderniseerde regeling.