Samenwerken tijdens een crisis
Interview met Linda Mosselman, medewerkster van het Caribisch Team van de afdeling Personeel Buitenland en vluchtcoördinatoren Barend Kin en Leontien Zwakhalen van de afdeling Dienstverlening en Relatiemanagement. Een gesprek over het werk dat medewerkers van 3W hadden naar aanleiding van orkaan Irma.
Caribisch Team (3W/PB/UM)
Wat konden jullie betekenen voor deze slachtoffers?
Voor het Caribisch Team was de impact groot qua werkhoeveelheid, niet alleen voor de directe invulling van de praktische zaken vlak na orkaan Irma, maar ook zeker de eerste maanden erna. Er waren mensen die met alleen een paspoort en een bankpas van het eiland waren vertrokken. Wat ons het meest aan het hart lag was dat de getroffen uitgezonden medewerkers zich weer snel zo comfortabel mogelijk zouden voelen.
De mensen werden eerst naar een ander eiland overgebracht, waar ze heg noch steg kenden. Daar moest voor huisvesting en vervoer worden gezorgd en voor degenen die er langer zouden verblijven moest scholing voor de kinderen worden geregeld.
Daarnaast was er een enorme behoefte van mensen die van St-Maarten waren gerepatrieerd om hun familie te zien, ook om bij te komen van alle schrik. Ook hierin hebben we de getroffenen kunnen bijstaan in samenwerking met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Het andere aspect wat meespeelde was en is de veiligheid. Dit had een grote impact op diegenen die daar wonen en werken.
Hoe was de samenwerking met andere organisaties?
Vanwege de urgentie en het tijdsverschil was het Caribisch team van 3W dag en nacht bereikbaar. Er was ook voortdurend contact met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties omdat er vooral veel praktische problemen moesten worden opgelost. Met de gevolgen van een orkaan wordt in de regelgeving geen rekening gehouden. Je probeert zoveel mogelijk richtlijnen op te stellen maar geen situatie is hetzelfde. Je probeert te anticiperen en iedereen zo goed mogelijk te faciliteren. Samen met BZK is een handelswijze Orkaanschade opgesteld waarmee declaraties en vragen van uitgezonden medewerkers snel en accuraat behandeld konden worden. Ook is er contact geweest met het management op de eilanden zodat we als 3W goed op hoogte waren van de situatie en hierop konden inspelen.
Hoe werkten jullie als team?
De orkaan Irma heeft in 2017 een grote impact gehad op het Caribisch team van 3W. We hebben elkaar steeds geïnformeerd over alle individuele kwesties, en zochten elkaar steeds op. Binnen ons team was één persoon aangewezen als hoofdcontactpersoon. Alle informatie werd bij die persoon gebundeld aangeleverd, en ondernomen acties teruggekoppeld. Dat betekent elke dag elkaar bijpraten, kortom, samenwerking in het team was geweldig.
Vluchtcoördinatie/Flight coordination (3W/DRM/FCO)
Wat was jullie rol op het moment van de orkaan?
Wij van 3W|FCO zijn verantwoordelijk voor het afgeven van diplomatieke klaring voor inkomende staatsvluchten (militair en niet militair) van derde landen en natuurlijk het coördineren en verkrijgen van een diplomatiek klaring voor onze eigen Nederlandse uitgaande staatsluchtvaartuigen.
Na de orkaan Irma was al snel duidelijk dat St. Maarten heel zwaar getroffen was. Het eiland was de eerste 48 uur onbereikbaar en van de buitenwereld afgesloten. Hierop heeft Nederland gelijk gereageerd met de inzet van twee transportvliegtuigen van het type Hercules C130, die direct van vliegbasis Eindhoven naar Curaçao vertrokken om aldaar een luchtbrug tussen beide eilanden op te zetten. Na deze eerste Nederlandse vluchten te hebben geïnitieerd in afstemming met alle betrokken partijen hier in Nederland en op de eilanden, zag je vervolgens de aanvragen van derden landen binnenkomen: inkomende militaire en niet militaire staatstoestellen ten behoeve van hulp aan St. Maarten, daarbij ook gebruikmakend van de luchthaven van Curaçao. Het was een zeer hectische periode waarbij werken tot in de kleine uurtjes niet geschuwd werd.
Wij hebben steeds contact in een directe lijn gehad met de defensieattache van de Amerikaanse ambassade en met een team daar ter plekke dat op dat moment inzicht hadden de situatie in het luchtruim en ter plaatse. Ook was er een korte lijn met enkele directies van Buitenlandse Zaken.
Je kunt je voorstellen dat verschillende landen direct hulp willen aanbieden in de vorm van menskracht en hulpgoederen; dat kan natuurlijk niet allemaal tegelijk naar St. Maarten en Curaçao worden gevlogen. Hier was coördinatie en diplomatie noodzakelijk.
Wat ging er goed en minder goed tijdens deze hectische periode?
Wat goed ging was het gebruik maken van de korte communicatielijnen, die de afdeling heeft opgebouwd in korte tijd met betrokken partijen op het juiste niveau.
De onbekendheid van 3W|FCO met het crisiscoördinatieteam binnen BZ was in het begin wel een probleem, maar nadat wij eenmaal samenwerkten, hebben we een uitstekende bijdrage kunnen leveren aan het stroomlijnen van inkomende vluchten naar het crisisgebied.
