Innoveren voor een duurzame organisatie

3W in beweging

Vernieuwing is een continu proces bij 3W. Waarom is innoveren nodig?
Met het oog op toekomstige ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld de taakspecialisatie waarin alle taken van de Regionale Service Organisaties (RSO’s) centraal in Den Haag worden belegd, zal ook 3W nog meters gaan maken. Dat doen we door innovatie en het beter inrichten van werkprocessen, vernieuwing en het aantrekken van medewerkers van binnen en van buiten het ministerie van Buitenlandse Zaken. Ook willen we innoveren op het gebied van de technologie, want ICT is onze ruggengraat, met dienstverlening door mensen en systemen.

Innovatie is belangrijk, want vernieuwing moet zodanig vorm krijgen dat we duurzaam vooruit kunnen. Met werkdruk, veranderingen en verbeteringen moeten we wel in de gaten houden dat we elkaar niet gek maken. Er moet een balans zitten tussen de vlucht naar voren en het energieniveau van de medewerkers om door te gaan. Dit blijft een lastig punt, want we willen natuurlijk het liefst af en toe rust hebben, er zijn immers al zoveel veranderingen.

Wat kun je vertellen over de ontwikkeling van de organisatie? 
Een organisatie die stilstaat, gaat achteruit. We noemen onszelf nog steeds een jonge organisatie, maar eigenlijk zijn we alweer vijf jaar oud. Gemiddeld genomen ben je dan als organisatie al weer toe aan een herziening. Wij hebben overigens in die vijf jaar al drie keer een reorganisatie op onderdelen verwezenlijkt. 

In 2015 hebben wij naar aanleiding van een rapport van de Algemene Bestuursdienst een thermometer in de organisatie gestopt. We wilden weten wat beter kon, niet alleen vanuit de processen en werkzaamheden, maar ook vanuit de houding en het gedrag van de medewerkers. We stonden er steeds goed voor met prima resultaten en cijfers uit de klanttevredenheidsonderzoeken, maar is dit ook voldoende voor de toekomst?

Het rapport van de Algemene Bestuursdienst heeft ons inzichten gegeven. Zo hebben we het programma ‘3W Nog Beter’ opgestart. Het doel hiervan is om de organisatie naar een hoger plan te tillen voor zowel de organisatie als de medewerkers.

Hoe gaan de medewerkers om met de veranderingen bij 3W?
Vitaliteit is ook een belangrijk onderdeel van dit ‘3W Nog Beter-programma’. We hebben ons afgevraagd hoe de medewerkers zich voelen binnen 3W. Er is momenteel een relatief laag percentage voor ziekteverzuim - onder de Verbaan-norm- dat is voor een uitvoeringsorganisatie een goede score! Er kwamen wel signalen van de medewerkers door, met name in het ‘3W Nog Beter-programma’ dat er nog wel wat verbeterpunten zijn.

Het medewerkerstevredenheidsonderzoek met een respons van 80%, gaf ons meer informatie over hoe 3W-medewerkers zich voelen. Denk hierbij aan leiderschap, vitaliteit en de werkdruk. Deze onderdelen maken deel uit van het ‘3W Nog Beter-programma’. Veel collega’s en leden van met managementteam hebben dit omarmd door het volgen van trainingen, zoals Lean-management, projectmanagement en timemanagement.

In het najaar van 2017 heeft 3W door middel van een aantal sessies per afdeling een vitaliteitstoets door de bedrijfsarts laten verrichten. Onder leiding van een bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werk werd per afdeling een presentatie over ‘Stress & Vitaliteit’, gegeven waarin uitleg is gegeven over het stressmechanisme en is toegelicht op welke wijze men Fit en Vitaal kan blijven. Na deze presentatie hebben de medewerkers twee maanden de gelegenheid gehad om aan het Vitaliteit-PMO (Preventief Medisch Onderzoek) deel te nemen. Hiervan is een rapport gemaakt dat kortgeleden in een sessie met alle leidinggevenden van 3W, de bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werk is besproken. Hieraan zal verder aandacht worden geschonken in de persoonlijke gesprekken met medewerkers. We realiseren ons dat we op dit gebied nog wel wat slagen kunnen maken. Op het werk kan dit onder andere door processen slimmer te organiseren. Op deze manier hopen we dat medewerkers en leidinggevenden een betere balans kunnen vinden tussen werk en privé.

Employability neemt 3W serieus. Hoe gaat dat in de praktijk?
Eén van de punten in het programma ‘3W Nog Beter’ is employability. Hierbij is de medewerker zelf proactief om duurzaam inzetbaar te zijn. Employability betekent dat je de juiste kennis en vaardigheden voor je huidige functie bezit en dat je bent voorbereid om te voldoen aan de eisen die in de nabije toekomst aan je worden gesteld. Het gaat echter verder dan dat, je moet ook breed inzetbaar zijn. Je moet dus meer kunnen dan alleen je huidige functie. Ons werk en ook de systemen waarmee we ons werk doen veranderen immers voortdurend. Wachten op de periode dat alles zich weer stabiliseert en de rust terug keert is een illusie. Dit betekent dat je regelmatig trainingen of opleidingen zult moeten volgen om je werk goed te kunnen blijven doen. Daarnaast is het kunnen omgaan met al die veranderingen een punt van aandacht. Ook daarvoor zijn trainingen te volgen.

Voorheen organiseerde de Hoofddirectie Personeel & Organisatie dit soort zaken, maar zo werkt dat Rijksbreed en bij BZ niet meer. Het initiatief voor het vinden van een nieuwe functie ligt bij de medewerker zelf.

Vanuit de leiding van 3W willen we dit ondersteunen door de medewerkers in gesprek te laten gaan met hun leidinggevenden. Het is goed om je ruim van tevoren goed te oriënteren en actief te werken aan competenties die nodig zijn voor de functies die jij interessant vindt. We bieden onder andere vakgerichte opleidingen en loopbaanscans aan. Zodoende ondersteunen we vanuit het managementteam dat de 3W collega’s duurzaam inzetbaar kunnen zijn. Dit is goed voor de organisatie en goed voor de medewerkers!

Hoe zie je de toekomst van 3W?
Ik ben ervan overtuigd dat we een duurzame organisatie kunnen neerzetten door te blijven innoveren, en te blijven werken aan vitaliteit en employability. Het programma ‘3W Nog Beter’ is daarin een belangrijke schakel.

We moeten het met z’n allen doen, want leidinggevenden en medewerkers hebben ieder een eigen verantwoordelijkheid. Het zal een flinke uitdaging zijn!