Personeel Buitenland – continu verbeteren

Personeel Buitenland

Hoe is de afdeling Personeel Buitenland georganiseerd?
Vorig jaar hebben we de afdeling Personeel Buiteland gereorganiseerd. Van een afdeling met vijf clusters zijn we gewijzigd in drie. Door die samenwerking clusteren we de werkzaamheden nog meer. De drie clusters zijn Lokale Medewerkers, Uitgezonden Medewerkers en het cluster Werving, Voorlichting en Training, waarbij het cluster Uitgezonden Medewerkers vier soorten uitzendingen verzorgt namelijk de uitzendingen naar posten, het Caribisch deel van het Koninkrijk, Civiele missies en Verkiezingswaarneming.

Wat zijn de hoogtepunten van het afgelopen jaar?
Bij het cluster van Lokale Medewerkers zijn er twee highlights te noemen. Ten eerste Taakspecialisatie (zie separaat interview) en ten tweede de digitalisering van de personeelsdossiers van de lokale medewerkers die opgeslagen stonden bij HDPO op de Bezuidenhoutseweg. Dat was een hele klus die in juni afgerond moest zijn omdat we vanwege de verhuizing naar de Rijnstraat niet meer kunnen werken met papieren dossiers. Het was dus noodzakelijk om de dossiers te digitaliseren. Dat is gelukt, maar we zijn nog niet helemaal klaar. De dossiers op de posten van actief werkzaam lokaal personeel worden nu door HDPO gedigitaliseerd.

Bij het cluster Uitgezonden Medewerkers is hard gewerkt aan het samenvoegen van het cluster. Medewerkers zijn erg betrokken en zien zichzelf als één cluster. Er wordt nog steeds gewerkt aan de uniformering van de processen. De meesten van hen hebben de yellow belt van een Lean-training gedaan. Lean staat voor ‘continu verbeteren’ en ‘leren werken zonder verspillingen’.

Verder hebben we per 1 januari 2017 de declaraties van de schoolkosten conform het Dienst Buitenlandse Zaken Voorzieningenstelsel (DBZV 2007) overgenomen van de Regionale Service Organisaties. Dat betekende een grote toename van het aantal verwerkingen en wel in een nieuw financieel administratiesysteem SAP.

Daarnaast is er een groot aanbestedingstraject geweest voor een nieuwe verhuizer voor de uitzendingen naar de posten en het Caribisch deel van het Koninkrijk. Sinds april 2017 wordt die nieuwe verhuizer ingezet en de overgang is redelijk goed verlopen. Daarnaast is de orkaan Irma van grote impact geweest op de werkdruk van het cluster Uitgezonden Medewerkers. Ook hierover is een apart interview opgenomen.

Gelukkig wist ook een tiental BZ-medewerkers van het diplomatenklasje 2016 en die in 2018 in de ronde zitten om naar een post uitgezonden te worden, de weg te vinden naar 3W voor een voorlichtingsgesprek bij het cluster VWT. In deze gesprekken wordt aandacht besteed aan wat het betekent om in het buitenland te werken. Hierbij wordt met name ingezoomd op de onderwerpen veiligheid, medische en sociale aspecten, (on)mogelijkheden voor de partner om te werken en de verblijfsstatus van de partner. Voor deze groep richt het gesprek zich ook op de vraag of de partner wel of niet mee gaat voor die 2 jaar. Ook over partners met een niet Nederlandse nationaliteit waren veel vragen. Ook voor de medewerkers van EZ/RVO heeft het cluster VWT een voorlichtingsbijeenkomst verzorgd. Er waren ongeveer 20 medewerkers en zo’n 5 partners.

Wat zijn de ontwikkelingen bij de voorlichting voor partners van uitgezonden medewerkers?
In het kader van goede voorlichting om de uitgezonden medewerker en diens partner zo goed mogelijk te ondersteunen bij de keuze voor een land van uitzending, is 3W nauw betrokken bij het in kaart brengen van de verblijfsmogelijkheden voor partners en daarbij ook voor de werkmogelijkheden voor partners. Medewerkers met een partner van gelijk geslacht bijvoorbeeld is een groep waar Buitenlandse Zaken extra oog voor heeft. In het kader van ondersteuning bij de internationale mobiliteit van deze medewerkers staat Buitenlandse Zaken voor extra uitdagingen, want niet elk gastland erkent de in Nederland erkende samenlevingsvormen. Op verzoek van de departementsleiding is in 2017 een begin gemaakt om per gastland in kaart te brengen of, en zo ja welke, verblijfsmogelijkheden partners van uitgezonden medewerkers van Buitenlandse Zaken hebben.

De Hoofddirectie Personeel en Organisatie van BZ is beleidsverantwoordelijk voor dit dossier om in het kader van diversiteit en inclusiviteit de internationale mobiliteit te ondersteunen voor iedereen die in het buitenland wil werken, maar ook andere afdelingen zijn hierbij betrokken. 3W heeft zowel een adviserende als ondersteunende rol.

De Interdepartementale Attaché Cursus is vernieuwd. Waarom?
Het bleek dat het programma van deze cursus en die van ‘De eerste 100 dagen op de post voor (plv) CdP’s’ voor een deel overlapte. Dat was voor de sprekers niet prettig. Zo opende de plaatsvervangend Secretaris-Generaal in het verleden beide cursussen – die vlak na elkaar gegeven werden -  met in grote lijnen hetzelfde verhaal. Naast de opening bleken er nog een aantal onderdelen prima gecombineerd te kunnen worden, zoals integriteit, cybersecurity, Wet Openbaarheid van Bestuur, klachten, en Wet Bescherming Persoonsgegevens. Ook de deelnemers hadden in evaluaties laten weten dat ze niet óver elkaar maar mét elkaar de kennis willen vergaren. Een belangrijk onderwerp dat ze gezamenlijk wilden bespreken was de onderlinge samenwerking, One Team. In de nieuwe opzet is er meer tijd ingeruimd om de deelnemers met elkaar kennis te laten maken. De nieuwe opzet is door de attachés en CdP’s goed ontvangen. Men vond het leuk om met elkaar in gesprek te gaan en voor volgend jaar wenste men zelfs nog meer interactie, waar we natuurlijk werk van gaan maken. Dat gaan we oppakken.

Wat is er veranderd op het gebied van de veiligheidstrainingen?
De aanbesteding van de veiligheidstraining bij een marktpartij is door 3W in 2017 opgestart. Het gaat om extra trainingen, naast de eigen HEAT-training, voor degenen die op zeer korte termijn op reis moeten naar of geplaatst worden in een gebied met een hoog of verhoogd veiligheidsrisico. De aanbesteding is afgerond met een contract met het Centre for Safety Development.

Naast deze veiligheidstrainingen is in 2017 ook gewerkt aan een vernieuwd programma voor de BZ-HEAT-training bij de School voor Vredesmissies van Defensie. Waar alle deelnemers voorheen een vijfdaagse training kregen aangeboden, is nu besloten om alleen nog vierdaagse HEAT-trainingen aan te bieden voor zowel Hoog als Verhoogd veiligheidsrisicogebieden. Alleen degenen die naar een Hoog Risico post gaan en dus te maken krijgen met persoonsbeveiliging, krijgen een extra dag aangeboden met een training die daarop gericht is.

Hoe gaat het met het onderdeel WerkenbijdeEU?
WerkenbijdeEU is als onderdeel van 3W in 2017 meegenomen in het klanttevredenheidsonderzoek en scoorde daarin verrassend goed. De begeleiding en ondersteuning wordt zeer gewaardeerd, over de hele linie kreeg het onderdeel een acht of hoger.

Het afgelopen jaar heeft WerkenbijdeEU een nieuwe website ontwikkeld, die helemaal conform de nieuwe Rijkshuisstijl is gemaakt. Ook is een begin gemaakt met de ontwikkeling van een instrument om de vacatures voor tijdelijke functies bij de EU-instellingen beter te presenteren. Een goede zoekfunctie is essentieel.