Door Corona werden wereldwijd posten afgeschaald en uitzendingen tijdelijk afgebroken. In samenspraak met de crisiscoördinator en de bedrijfsarts keerden uitgezonden medewerkers en hun gezinnen tijdelijk terug naar Nederland. Hun flexibiliteit en improvisatievermogen werd behoorlijk op de proef gesteld. Voor 3W betekende dit veel vertrekmeldingen, het aanpassen van vergoedingsregelingen en het beantwoorden van vele complexe vragen van uitgezonden medewerkers, waaronder attachés van andere departementen. Ondertussen ging het reguliere werk rond werving en overplaatsingen gewoon door evenals advisering aan HDPO over partnerbeleid, en aan BZK over harmonisatie van uitzendingen naar posten en het Caribisch deel van het Koninkrijk. Kortom, we hebben alles behalve stil gezeten.
"Twee á drie keer in de week kwamen we voor crisisoverleg bij elkaar. Door de intensieve samenwerking ontstond een enorme saamhorigheid. Erg bijzonder om te ervaren!”
One team gedachte: Saamhorigheid bij afschaling posten
De afschaling van de posten bracht veel nieuwe vraagstukken en problematiek met zich mee, bijvoorbeeld omtrent tijdelijke huisvesting, onderwijs en vergoedingen bij tijdelijk vertrek van de post i.v.m. COVID-19. Direct in maart werd een intern crisisoverleg voor de af- en opschaling van de posten georganiseerd, met collega’s van zowel VCI, regiodirecties, bedrijfsartsen, 3W, HDPO, DCV en vakdepartementen. Twee á drie keer in de week kwamen zij voor crisisoverleg bij elkaar in Den Haag. Ria Oosterveen van 3W Advies vertegenwoordigde 3W: “Ik werkte ineens intensief samen met collega’s die ik nog niet kende. Er kwamen ontzettend veel vragen op ons af. Doordat we direct konden sparren met elkaar, konden we heel snel schakelen. De problematiek werd voorgelegd en werd ter plekke samen opgelost, ieder droeg bij vanuit zijn/haar eigen expertise. Door de intensieve samenwerking die periode ontstond er al snel een enorme saamhorigheid. Dat was echt heel mooi en bijzonder om te ervaren.”
Tijdelijke huisvesting in vakantiehuisjes
Om tijdelijk onderwijs te regelen voor kinderen van uitgezonden medewerkers vanwege afschaling posten zocht 3W contact met internationale scholen in Den Haag. Ook hielp 3W bij de tijdelijke huisvesting in Nederland. Vakantieparken waren toen gesloten voor toerisme, maar veel uitgezonden medewerkers hebben geen eigen huis in Nederland en moesten noodgedwongen tijdelijk uitwijken naar vakantiehuisjes en gemeubileerde appartementen. “Ik heb toen met de wethouder gebeld om helderheid te krijgen omtrent de regelgeving, en hun situatie uitgelegd”, vertelt Oosterveen. “Binnen no time hadden we een verklaring opgesteld vanuit de werkgever dat het tijdelijk noodzakelijke huisvesting betrof, en niet toerisme. Zo konden medewerkers toch de door hen gewenste woonruimte betrekken tijdens hun tijdelijk verblijf in Nederland. We hebben heel veel attente reacties ontvangen van medewerkers die dankbaar waren voor de ondersteuning.”
"De afschalingen vereisten veel maatwerk oplossingen. Deze klus konden we klaren mede dankzij het nieuwe VDBS-systeem, dat vergoedingen automatisch berekent en uitbetaalt"
Twee keer zoveel vertrekmeldingen
De afschaling van de posten aan het begin van de crisis leidde tot hoge werkdruk bij het cluster Uitgezonden Medewerkers (UM). Marlene Jardim, coördinator UM vertelt hierover: “Vooral in gebieden met beperkte medische voorzieningen, zoals Azië en Afrika, werden posten flink afgeschaald en bleef alleen een skeleton staff achter, die later weer werd afgelost in zogenaamde rotatieschema’s. De grote hausse aan overplaatsingen in de zomer werd naar het najaar uitgesteld; vanaf september werden veel posten weer opgeschaald. Het verwerken van al deze aankomst- en vertrekvermeldingen was dubbel zo veel werk als in voorgaande jaren. Wij moesten natuurlijk zelf ook thuiswerken, al dan niet met (kleine) kinderen die we thuisscholing gaven. Een heel hectische en intensieve periode, die ook leuk en bijzonder was. Normaliter kunnen uitgezonden medewerkers prima uit de voeten met onze SSP. Nu was de situatie soms dusdanig ingewikkeld dat we vaker met de collega’s op de posten belden om samen naar een oplossing toe te werken - dat maakte het wel persoonlijker. Het was echt ‘learning by doing’."
Meer maatwerk, maar ook meer efficiëntie vanwege digitalisering
De situatie vereiste veel maatwerk en flexibiliteit vanwege aangepaste regelgeving. Bijvoorbeeld betreffende het recht op vergoeding voor tijdelijke huisvesting, declaraties van vliegtickets en gescheiden gezinssituaties door de af- en opschaling. Er werden afgelopen jaar 73 hardheidsclausules en 62 bezwaarzaken behandeld. Marlene Jardim: “Begrijpelijk, want veel situaties waren niet voorzien in de bestaande regelgeving. We moesten daardoor veel vaker naar een maatwerk oplossing zoeken onder moeilijke omstandigheden. Gelukkig werken we sinds 1 juni 2019 met het nieuwe “VDBS”- systeem, dat vergoedingen automatisch berekent en uitbetaalt – als we dat allemaal handmatig hadden moeten berekenen was het echt onbegonnen werk geweest. Wat ook opviel was dat sommige dingen juist efficiënter gaan vanwege de thuiswerksituatie. We zijn veel digitaler geworden. Zo worden besluiten nu dezelfde dag nog digitaal ondertekend. Eerder liep je met document voor ondertekening naar iemand toe, dat kostte toch echt meer tijd.”
Transitie Cluster UM vanwege harmonisatie Caribisch richting ACRU
BZK wil de uitzendregelgeving naar het Caribisch deel van het Koninkrijk meer gelijk trekken met de Aanvullende CAO Rijk Uitzendingen (ACRU) regeling voor de posten. Dit heeft ook gevolgen voor het cluster UM, dat druk bezig is om - met behulp van ervaren collega’s – zich de ACRU-regelgeving eigen te maken. In het eerste kwartaal van 2020 werd een kick-off georganiseerd om de transitie van cluster UM te starten. Vanwege de extra Corona gerelateerde werkzaamheden is in overleg met BZK de transitie on hold gezet en eind 2020 weer opgestart. Daniel Witjes, Adviseur Bedrijfsvoering bij UM Caribisch, legt uit dat de harmonisatie behoorlijk complex is: “De intentie voor de uitzending is immers al anders ingestoken. Bij medewerkers die naar de Cariben worden uitgezonden gaat het vaak om een eenmalige uitzending. De doelstelling van een uitzending heeft ook een iets ander karakter zoals het bieden van ondersteuning op een functie bij een Caribische gemeente, ondersteuning in de Rechterlijke macht of bijvoorbeeld het lokale Politieapparaat. Daarnaast organiseert de medewerker de uitzending voor een groot deel zelf en verlopen veel tegemoetkomingen op basis van declaraties.”
Introductie Self Service Portal Caribisch
In het kader van harmonisatie van de uitzendregelingen en de werkprocessen was de introductie van de Self Service Portal (SSP) Caribisch een belangrijke mijlpaal. Begin maart, net voor Corona uitbraak, is SSP Caribisch online gegaan en op onze website geplaatst. Tot dat moment ging alle communicatie volledig via email. Daniel Witjes vertelt: “Het gebruik van SSP’s voor de Caribisch uitgezonden medewerkers lag in eerste instantie niet voor de hand, aangezien het merendeel geen rijksambtenaar is en geen toegang heeft tot Rijksportaal. Daarom is er een ‘workaround’ bedacht die AVG-proof is en verloopt via de website www.sso3W.nl. Die is immers voor iedereen benaderbaar! Door SSP kunnen we nu goed monitoren hoeveel en welk soort vragen we binnenkrijgen. Vanaf maart zijn er 2.167 SSP’s binnengekomen, met een piekbelasting rond de zomerperiode. SSP zorgt voor een goede, digitale dossiervorming die makkelijk uitwisselbaar is met samenwerkingspartners die betrokken zijn bij de uitgezonden medewerker. Mijn complimenten en waardering aan de Klantmanagers UM Caribisch, die ondanks het volledig thuiswerken dit project tot afronding hebben gebracht!”
Eerste online Interdepartementale Attaché Cursus een succes
3W zoekt continu manieren om de dienstverlening te moderniseren en verbeteren. Hadewych Dautzenberg, Clusterhoofd Voorlichting, Werving en Training (VWT) vertelt dat het organiseren van online cursussen al lang op het wensenlijstje stond. “Vanwege Corona is dit nu in een versneld tempo gerealiseerd. Na de positieve geluiden over het digitale IBBZ Klasje 2020, besloten we om de Interdepartementale Attaché Cursus (IAC) van 2020 ook digitaal te organiseren in één online cursus voor alle nieuwe attachés. Teletrain hielp ons, samen met AIB, bij de inrichting van de online leeromgeving van IAC en de overgang van klassikaal naar digitaal. Tijdens de driedaagse cursus verzorgden we 13 online sessies met 22 sprekers, voor 38 deelnemers van bijna alle departementen. Het was even wennen; de interactie is online wat lastiger, dat vonden sommige sprekers best wel spannend, maar de deelnemers bleven geboeid en stelden veel vragen in de chat. We zijn blij met het uiteindelijke resultaat en ontvingen veel positieve reacties van deelnemers en sprekers.”
Online voorlichting voor medewerkers en partners werkt drempelverlagend
Op 16 januari 2020 vond de voorlichtingsbijeenkomst voor 57 selecteurs van diverse departementen plaats. Dit was een van de weinige bijeenkomsten die nog op locatie kon doorgaan. Vanaf maart gingen we noodgedwongen over op online cursussen en voorlichtingsbijeenkomsten. Zo ook de jaarlijkse voorlichting aan het IBBZ Klasje dat zich oriënteert op de uitzending. Via een ZOOM sessie op 9 juli gaven we voorlichting aan ongeveer 35 IBBZ-ers en hun partners.
Hadewych vertelt: “We willen de partners betrekken bij elke fase van de uitzending, en de online cursussen helpen daarbij want die zijn erg goed toegankelijk. De partnercursus ‘Aan het werk in Nederland’ wordt sinds de online variant erg goed bezocht. Partners kunnen nu al deelnemen vanuit het buitenland, waardoor ze eerder kunnen starten met de voorbereiding op terugkeer. De jaarlijkse RVO voorlichtingsbijeenkomst voor geïnteresseerden in een attachéfunctie vond dit jaar online plaats via Webex. Vanwege het grote aantal vacatures én vanwege de online variant waren er maar liefst 50 aanmeldingen van geïnteresseerden en partners. De online versie verlaagt de drempel tot deelname, dat geldt voor alle cursussen en bijeenkomsten.”
Civiele missies en verkiezingswaarnemingen afgebroken vanwege Corona
Ook diverse civiele missies werden tijdelijk afgebroken of slechts bezet door een skeleton staff. Jeanne Dumoulin is Adviseur Bedrijfsvoering Civiele Missies en vertelt dat de verplaatsingen voor extra werk zorgde. “Ook was de tijdelijke terugkeer voor sommige experts erg ingewikkeld in verband met alle quarantainemaatregelen. Desondanks hebben we het streven van meer dan 50 civiele uitzendingen ruim behaald: 32 mannen en 25 vrouwen werden uitgezonden naar civiele missies.” Ter voorbereiding op de uitzending namen 28 civiel experts deel aan de (online) Pre-Deployment Training, georganiseerd door Instituut Clingendael. Verder werden 10 verkiezingswaarnemers gestuurd naar EU en OVSE verkiezingsmissies, waarvan 1 OVSE missie tussentijds werd afgebroken.
Werving en Selectie civiele experts
Dit jaar kwamen 312 sollicitaties binnen, waarvan uiteindelijk 48 sollicitanten de zware selectieprocedure met succes hebben afgerond en zijn opgenomen in het bestand civiele expert. Het tweedaagse Group Dynamic Assessment (GDA) werd tijdelijk stopgezet en weer opgestart toen het weer kon, na aanpassingen conform Coronamaatregelen. Dit kan niet online plaatshebben en bleef dus op locatie, maar wel op afstand en in veel kleinere groepjes en met zoveel mogelijk oefeningen buiten. Niet iedereen kon hiervoor naar Nederland komen, waardoor een groot aantal nog in procedure zit.
Uitreiking Herinneringsmedaille
Ook de jaarlijkse uitreiking van de Herinneringsmedaille – normaliter in de Nieuwe Kerk in Den Haag – liep dit jaar anders. Zeventien civiele experts ontvingen een Herinneringsmedaille voor hun bijdrage aan meer veiligheid en stabiliteit in fragiele staten. De ceremonie die daarbij hoort, zal – alsnog – plaatsvinden zodra het weer kan, samen met de uitreiking aan de nieuwe medaillisten aan het einde van 2021. De terugkomdag voor de civiele experts die in een missie waren, werd door DVB georganiseerd en heeft eind 2020 digitaal plaatsgevonden.
