We zijn er. Voor alle 1400 uitgezonden en 2217 lokale medewerkers op de posten. Cluster Lokale Medewerkers zorgt dat het lokaal personeel elke maand tijdig het salaris ontvangt. Daarvoor voeren we jaarlijks loononderzoeken uit voor 116 landen, die dit jaar sneller dan ooit werden afgerond. Huisvesting heeft gezorgd dat er Coronaproof kan worden gewerkt op de 140 posten. En de Diplomatieke Koeriersdienst maakte een extra kerstzending mogelijk voor uitgezonden medewerkers die tijdens kerst niet terug konden naar Nederland.
Snelle afronding loononderzoeken
Het cluster Lokale Medewerkers verzorgt de salarisadministratie voor 2217 lokale medewerkers op de posten en 765 suppletiegerechtigden. Corona zorgde voor de nodige uitdagingen bijvoorbeeld door sluiting van of beperkte bezetting binnen lokale banken. Samen met FSO zijn steeds oplossingen gezocht zodat de salarisbetalingen op tijd plaats konden vinden. Voor het bepalen van de salarisschalen voor lokale medewerkers worden jaarlijks loononderzoeken uitgevoerd. Deze werden ondanks Corona sneller dan ooit afgerond voor bijna alle 116 landen. “Dit verliep vlotter dan ooit”, vertelt coördinator Aletta Wiersma. “De loononderzoeken voerden we uit met een vast team van 6 mensen dat goed op elkaar is ingespeeld. We vragen markerdata nu centraal op, dit ontlast de posten en zorgt voor efficiëntere communicatie met de markers. De markers reageerden dit jaar erg snel - in september was 97% van de onderzoeken al afgerond. Hierdoor konden we sneller de loonschalen vaststellen. De posten waardeerden dit enorm."
Onderzoeken en herberekening suppleties geautomatiseerd
Met de inrichting van een interne SSP-ticketing voor de loononderzoeken is de status van elk loononderzoek inzichtelijk. Aletta: "Ook werken we nu met het geautomatiseerde systeem ‘Alowa’. Hierdoor kunnen veel meer collega’s van LM zelfstandig de onderzoeken uitvoeren. Ook kijken we tevreden terug op de oplevering van de suppletiemodule in People Inc. Hierdoor kan het jaarlijkse proces van herberekening van de suppleties naar aanleiding van de loononderzoeken nu vanuit één applicatie worden uitgevoerd. Een mooi resultaat van taakspecialisatie!”
André: “Middenin de lockdown faciliteerden we een aantal bijzondere zendingen. Mooi dat we zo iets positiefs konden bijdragen"
Minder zendingen van en naar de post
André van Duijn, hoofd Diplomatieke Koeriersdienst (DK), vertelt dat door de afschaling van de posten het aantal reguliere mail zendingen van en naar de posten fors afnam in het tweede kwartaal. "Het aantal halveerde bijna, waarbij de postzakken ook minder vol waren. In het derde en vierde kwartaal stabiliseerde dit weer naar het normale niveau. Ook waren vanwege de reisbeperkingen minder visumstickers nodig op de posten, waardoor het aantal courier zendingen sterk daalde. Daarnaast werden door de beperktere beschikbaarheid van airlines en de hoge tarieven veel cargo zendingen (grote en kwetsbare goederen) uitgesteld. Het aantal separate mail zendingen naar de posten steeg juist iets. Dit betrof voornamelijk IT gerelateerde verzendingen. Verder leidden het beperkte aantal vluchten en beperkingen bij lokale douanes en vervoersbedrijven tot vertragingen en extra werk, met name in de eerste lockdown."
Faciliteren van coronagerelateerde en maatwerk zendingen
Hoewel het aantal gebruikelijke zendingen fors lager lag, waren er daarentegen wel diverse corona-gerelateerde maatwerk zendingen waar de Diplomatieke Koeriersdienst een bijdrage aan heeft geleverd. André: “We zaten middenin de lockdown toen we een aantal bijzondere zendingen mogelijk hebben gemaakt. Toch bijzonder dat we zo konden bijdragen aan het bestrijden van de crisis. En als klap op de vuurpijl kregen we aan het einde van het jaar groen licht om eenmalig te faciliteren met een extra privézending voor onder de kerstboom, voor al onze uitgezonden collega’s die vanwege de reisrestricties kerst op de post moesten doorbrengen”
De nieuwe Directie Huisvesting en Facilitaire Zaken bevordert grenzeloos en hybride samenwerken
Coronarichtlijnen voor de post
Om op de posten veilig te kunnen werken en te voldoen aan coronarichtlijnen zoals afstand houden en goede ventilatie, voerde Huisvesting op meer dan 100 locaties aanpassingen door. Jos Mandema, hoofd Huisvesting leidde het project en vertelt dat Corona ook gevolgen had voor veel huisvestingsprojecten, die veelal werden verschoven naar 2021: “Afgelopen jaar hebben we vanwege Corona maar een viertal (ver)bouwprojecten kunnen realiseren. Wel hebben we ondanks transportbeperkingen zeer veel herinrichtingen uitgevoerd betreffende interieurs van kanselarijen en residenties. Het was een jaar waarin alles anders liep dan gepland. Niet alleen door Corona, maar ook door de explosie in Beiroet. De kanselarij, de residentie en de dienstwoningen waren zo zwaar beschadigd dat we toen direct die week alternatieven moesten realiseren.”
Oprichting Directie Huisvesting en Facilitaire Zaken
Afgelopen jaar was er veel aandacht voor grenzeloos en hybride samenwerken, zowel op het departement als op de posten. De huisvestingsportefeuille van BZ wereldwijd staat al sinds jaar en dag sterk in het teken van grenzeloos samenwerken. Nieuwe vormen van hybride samenwerken, met professionele IT-faciliteiten en hierop ingerichte kantoren, zullen deze ‘grenzeloze’ functie van het BZ-huisvestingsnetwerk verder kunnen versterken. De oprichting van een directie voor Huisvesting Nederland en Huisvesting Buitenland helpt hierbij. Na ruim 7 jaar onderdeel te zijn geweest van 3W vormt Huisvesting sinds 1 november samen met DBV-HF de nieuwe Directie Huisvesting en Facilitaire Zaken (DHF). DHF ambieert met de ontwikkeling van een daarop toegesneden huisvestingsconcept voor BZ een frontrunnersrol te gaan spelen in de rijksbrede discussie over de fysieke werkomgeving van de toekomst.
Naast kunstaankopen en bruiklenen uit de Rijkscollectie worden er ook enkele kunstopdrachten gegeven in een jaar. Van heel groot en zichtbaar in de publieke ruimte bij een kanselarij tot wat intiemer, zoals hier voor de salon van een residentie. (Charlotte Schleiffert, Ideas for a better world, gemengde techniek op papier, 150x300, 2020)
