In mei 2023 lanceerde 3W het nieuwe reis- en declaratieplatform Travelpoint. Via Travelpoint boeken en declareren reizigers van bijna alle Rijksorganisaties hun internationale reizen. Het nieuwe reisplatform draagt bij aan de verdere toepassing van het reisbeleid en de mobiliteit binnen de Rijksoverheid. Travelpoint is nu bijna een jaar live en binnen 3W houdt een apart cluster zich bezig met het ondersteunen van reizigers, het controleren van reisdeclaraties en het technisch doorontwikkelen van het platform.
Kelly Jozee, Customer succes manager bij het cluster Travelpoint is de verbindende factor tussen de reiziger en de techniek van het reisplatform. Zij is goed op de hoogte van belangrijke successen en uitdagingen van Travelpoint en weet waar reizigers behoefte aan hebben. Barbara Smit, Regisseur voor 3W en Leonie van Houwelingen, Medewerker Centrale Travelpoint Unit van het kerndepartement van Economische Zaken en Klimaat en van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (EZK/LNV) vertellen hoe Travelpoint is ontvangen bij hun ministeries.
''Van TEM hebben we geleerd wat reizigers nodig hebben bij het boeken en declareren van een reis. In Travelpoint hebben we geprobeerd zoveel mogelijk van deze behoeftes op te nemen.''
Travelpoint voor iedere reiziger en ieder type reis
Ruim 13.000 reizigers van bijna alle Rijksorganisaties boekten of declareerden vanaf mei 2023 tot en met december 2023 hun reis via Travelpoint. ‘Van TEM hebben we geleerd wat reizigers nodig hebben bij het boeken en declareren van een reis. In Travelpoint hebben we geprobeerd zoveel mogelijk van deze behoeftes op te nemen', vertelt Kelly. Zo heeft Atriis (de leverancier van het reisplatform in Travelpoint) een geavanceerder hotelaanbod dan TEM en is het in de toekomst mogelijk om zogenaamde interfaces te hebben met wereldwijde vervoerders zoals voor Amtrak in de Verenigde Staten.
‘Dagelijks ondersteun en help ik managementondersteuners met het boeken of declareren van reizen voor MT-leden, (plaatsvervangend) directeur generaal en (plaatsvervangend) secretaris generaal en beantwoord ik vragen over Travelpoint van collega’s binnen EZK/LNV. Ik vind het nieuwe platform gebruiksvriendelijker dan de voorganger TEM en hoor dat ook van collega’s’, vertelt Leonie. Travelpoint is in mei 2023 in één keer live gegaan en dus niet gefaseerd. Mei 2023 was voor 3W een harde deadline, omdat TEM hierna niet meer te raadplegen was vanwege het aflopende contract. ‘Ik denk dat 3W zelf ook liever had dat het systeem meer was uitgewerkt dan bij de implementatie en dat alle functionaliteiten goed waren ingericht’, geeft Barbara aan.
‘Na de livegang van Travelpoint is er veel van het team gevraagd. Op voorhand hebben we verschillende scenario’s bedacht om rekening mee te houden. Wat we niet helemaal hadden voorzien was de mate van toename in het aantal reisaanvragen na corona en het hoge aantal handmatige controles op declaraties vanwege het niet kunnen activeren van het automatische controleproces. Hierdoor liep het Travelpoint team tegen een capaciteitsprobleem aan, vertelt Kelly.
''Ik vind het fijn om met 3W samen te werken. Ik word snel geholpen en er is ruimte om mee te denken over de doorontwikkeling van Travelpoint''
Reizigers ondersteunen
Om gebruikers te ondersteunen bij het gebruik van Travelpoint biedt 3W verschillende diensten en hulpmiddelen aan. Op de website www.sso3w.nl/travelpoint communiceert 3W over Travelpoint. ‘We bieden handige instructies aan om te boeken en te declareren in het systeem en houden een lijst bij met FAQ’s. Sinds de zomer verstuurt het cluster Travelpoint ieder kwartaal een nieuwsbrief waarin de laatste ontwikkelingen worden gedeeld. ‘Sinds de start van Travelpoint hebben we al ruim 12.750 telefoontjes afgehandeld.’ vertelt Kelly. Ook biedt het cluster Travelpoint sinds oktober trainingen en inloopsessies aan voor de departementen in Den Haag, maar ook voor de posten in het buitenland.
Toch blijft het voor 3W een uitdaging om alle gebruikers van Travelpoint op het juiste moment en via het juiste kanaal te bereiken over de laatste ontwikkelingen. ‘Het helpt erg goed om naast de communicatie vanuit 3W Travelpoint ook een accountmanager per ministerie te hebben zoals Barbara voor EZK/LNV’, vertelt Kelly. ‘Ik vind het fijn om met 3W samen te werken. Ik word snel geholpen en er is ruimte om mee te denken over de doorontwikkeling van Travelpoint’, geeft Barbara aan. ‘Het zou ideaal zijn als er direct vanuit Travelpoint nieuwsberichten of meldingen kunnen worden gestuurd naar Travelpointgebruikers. Op die manier komt belangrijke informatie direct terecht bij de juiste personen’, vertelt Leonie.
Plannen voor 2024
Travelpoint is blijvend in ontwikkeling en nog niet alle functionaliteiten zijn goed ingeregeld zoals die voor het boeken van zitplaatsen voor treinreizen, het boeken van extra bagage voor vluchten of het declareren van reizen met meerdere personen. 3W maakt zich er hard voor om dit goed op orde te krijgen, maar is daarbij ook afhankelijk van de leveranciers. ‘De ene reiziger boekt zijn reis zonder problemen, maar een andere reiziger met andere reisopties loopt tegen issues aan. We hebben een ‘roadmap’ op basis van wensen, behoeften en prioriteiten opgesteld om zoveel mogelijk van deze problemen op te lossen’, vertelt Kelly. ‘Travelpoint heeft boeken en declareren van reizen vereenvoudigd. Het is erg fijn dat het systeem bonnen kan lezen en dat ik niet zelf handmatig bedragen hoef over te tikken, maar er moeten zeker ook wat punten op de ‘i’ worden gezet’, geeft Leonie aan. Om nog beter de ervaringen van gebruikers op te halen, wordt er in 2024 een klanttevredenheidsonderzoek onder Travelpointgebruikers afgenomen.
