3W gelooft in de kracht van digitaal en blijft zich ontwikkelen naar de digitale toekomst. Informatievoorziening is in die ontwikkeling naast de ondersteuner ook de aanjager voor samenwerking en innovatie om de dienstverlening voor reizen, werken en wonen in het buitenland makkelijker, toegankelijker en nog beter te maken.
In de I-Visie: digitale verbinding (2021-2025) beschrijft 3W de ambities voor de digitale doorontwikkeling. De samenwerking tussen collega én systemen staat daarbij voorop en de technologie stimuleert hiertoe. Een duidelijk voorbeeld hiervan is de werkmethodiek 'Flamingo’, waarmee 3W in 2023 grote stappen heeft gezet.
3W is continu op zoek naar nieuwe technologie om tijdig verder te kunnen verbeteren en klaar te staan voor de toekomst. Eenvoud wint het van complexiteit en strategisch gebruik van data zorgt voor slimme dienstverlening. De I-Visie sluit naadloos aan bij de missie, visie en strategie van 3W als geheel. ‘Met de I-Visie zoeken we naar een duurzame oplossing om systemen en werkprocessen aan elkaar te koppelen, zodat er meer ruimte komt voor het menselijk verhaal’, vertelt Brian van Ewijk, informatiemanager voor uitgezonden medewerkers bij 3W.
‘Ons werkproces voor het plaatsingsproces hebben we nu nog meer geautomatiseerd. Dat helpt enorm om de werkdruk te verlagen’, vertelt Margriet Hulhoven medewerker bij het cluster HR Administratie van 3W.
''Met de I-Visie zoeken we naar een duurzame oplossing om systemen en werkprocessen aan elkaar te koppelen, zodat er meer ruimte komt voor het menselijk verhaal.''
Automatisering, digitalisering en robotisering binnen 3W
De ontwikkelingen in de informatievoorziening binnen 3W richten zich op vijf sporen; klantgericht, informatie gedreven, procesgericht, samenwerking en innovatie. 3W wil daarin zoveel mogelijk processen optimaliseren. Vaak door middel van automatisering. Wanneer dat in een bestaand software pakket (nog) niet mogelijk is, wordt gekeken naar een alternatieve oplossing via robotisering. Repeterende taken met een lage complexiteit, maar met een hoge frequentie worden opgepakt door software robots, zoals ‘Robin Admiraal’. Een bijnaam die 3W aan de software robot heeft gegeven. 3W zet Robin bijvoorbeeld in om ziekmeldingen over te typen van het ene systeem naar het andere. ‘Met de inzet van robots ontzorgen we de backoffices door taken voor hen uit te laten voeren’, vertelt Brian.
Wanneer er in het proces taken zijn met een hoge frequentie en hoge mate van complexiteit zoekt 3W naar innovatie in het werkproces. Dat doen we met alle betrokkenen. ‘Binnen 3W noemen we deze manier van werken Flamingo. Met Flamingo willen we informatie op het juiste moment, de juiste manier en de juiste plaats aanbieden. Deze manier van werken draagt ook bij aan het werkplezier van collega’s binnen 3W’.
''Wat zo leuk is aan Flamingo, is dat we in korte tijd veel actie hebben ondernomen. Tijdens het plaatsingsproces voor de BZ-collega zijn we uitdagingen tegengekomen die we direct konden aanpakken om de klantreis te verbeteren.''
Het plaatsingsproces van BZ-collega’s via Flamingo
Drie keer per jaar kunnen BZ-collega’s solliciteren op een functie in de FBS-ronde. Zodra een collega een sollicitatie succesvol heeft doorlopen, start bij 3W het plaatsingsproces. In juni 2023 heeft 3W Flamingo voor het eerst ingezet op dit plaatsingsproces. Dit resulteerde in het uitwerken van vier klantreizen; 1) De BZ-collega die een andere functie binnen het departement krijgt; 2) de BZ-collega die vertrekt vanaf het departement naar een post; 3) de BZ-collega die vanaf post naar een andere post vertrekt en 4) de BZ-collega die vanaf een post terugkeert naar het departement. ‘Met Flamingo kijken we goed naar wat het beste startmoment is voor zowel de BZ-collega die van functie wisselt als voor de 3W-collega die de klantreis beheert. Het versturen van de plaatsingsbrieven was bijvoorbeeld altijd een taak van HDPO, maar door Flamingo is dat nu onderdeel van de volledige klantreis’, vertelt Brian.
‘Wat zo leuk is aan Flamingo, is dat we in korte tijd veel actie hebben ondernomen. Tijdens het plaatsingsproces voor de BZ-collega zijn we uitdagingen tegengekomen die we direct konden aanpakken om de klantreis te verbeteren. De processtappen zijn meer inzichtelijk gemaakt voor gebruiker en indiener. Ook hebben we nu een goed overzicht van collega’s die in overplaatsing zitten en per wanneer. Hier kunnen we nu als team HR Administratie beter rekening mee houden in onze planning’, vertelt Margriet.
Door Flamingo in te zetten op het plaatsingsproces verloopt de meeste communicatie met collega’s nu via het SSP ticketingsysteem, waardoor er een duidelijk procesoverzicht is gecreëerd en er meer tijd en aandacht is voor de uitgezonden medewerker. Een Flamingo traject is voor 3W nooit af, maar continu in ontwikkeling. Zo werken we ook nog aan het doorontwikkelen van de eerder via Flamingo gelanceerde klantreis voor de collega die naar het Caribische gebied wordt uitgezonden en die voor de attaché die naar een post wordt uitgezonden. ‘Momenteel onderzoekt 3W hoe maatwerkbrieven, plaatsingen buiten de FBS-ronde, ook kunnen worden meegenomen in de ‘Flamingoreis’ van de BZ-medewerker’, vertelt Margriet. Daarnaast is Flamingo ook ingezet op andere processen zoals stages en IBBZ.
''Met trots kunnen we delen dat onze BZ-collega’s ons met een 7.9 beoordelen!''
Tevreden collega’s
Het optimaliseren van het plaatsings- en uitzendingsproces binnen 3W moet uiteindelijk gaan bijdragen aan tevreden collega’s. Drie keer per jaar meet 3W de klanttevredenheid van de eigen dienstverlening via een extern onderzoeksbureau. Uit dit klanttevredenheidsonderzoek komen resultaten en inzichten voor verbeterpunten die direct worden opgepakt. ‘We zijn erg trots op het rapportcijfer van tot nu toe een 7,3. Maar met Flamingo hebben we nu een methodiek gevonden waarmee we continue het proces kunnen verbeteren. Zo zien we het meteen terug als we informatie bijvoorbeeld te vroeg met een collega in overplaatsing delen en het rapportcijfer daardoor wat zakt’, vertelt Brian.
Inmiddels zijn de eerste resultaten van het klanttevredenheidsonderzoek gericht op het plaatsingsproces van de BZ-collega ook bekend. ‘Met trots kunnen we delen dat onze BZ-collega’s ons met een 7.9 beoordelen!’
