Als je met je partner op uitzending naar het buitenland gaat, wil je goed voorbereid zijn en heb je waarschijnlijk veel vragen. Mag je partner werken in het buitenland, hoe regel je de huisvesting of eventuele scholing voor kinderen, en waar kun je je visum en paspoort aanvragen? 3W begeleidt collega’s en hun partners en gezinsleden bij de oriëntatie en voorbereiding op een functie in het buitenland, tijdens de uitzending en bij de terugkeer naar Nederland.
Een uitzending naar het buitenland heeft een aanzienlijke impact op het privéleven van onze collega’s. Daarom maken zij deze beslissing niet alleen, maar stemmen dit goed af met hun partner en gezinsleden. ‘3W ziet partners van uitgezonden collega’s dan ook als onderdeel van de groep uitgezonden medewerkers’, vertelt Hadewych Dautzenberg, hoofd van cluster Voorlichting Medewerker en Gezinsleden (VMG). ‘We willen partners zo goed mogelijk ondersteunen in hun buitenlandse uitzending.. Daarvoor moeten we goed weten welke behoeften partners hebben. Dit brengen we onder andere in kaart via 3W Partner Plaza en via de Partners Council, een onafhankelijke partner vertegenwoordiging.’
''3W ziet partners van uitgezonden collega’s dan ook als onderdeel van de groep uitgezonden medewerkers.''
Partnerondersteuning
‘Onze partnerondersteuning is gericht op het voorlichten en informeren over beleid en het uitvoeren van regelgeving en procedures, zoals de oudedagsvoorziening en voor professionele ontwikkeling van de partner. En daarnaast is ons doel om de partner zo goed mogelijk door te verwijzen naar de relevante instanties, hen de goede route te wijzen en ze handvatten te geven voor de vragen die ze bij deze instanties moeten stellen’, vertelt Hadewych.
Om partners goed voor te lichten en voor te bereiden op een uitzending, tijdens hun uitzending en bij terugkeer naar Nederland heeft 3W verschillende communicatiekanalen om partners te bereiken. Op de website SSO3W.nl kunnen zij lezen welke regelgeving er geldt en welke vergoedingen er zijn. Ook krijgen ze hier handige tips en checklists aangeboden. Tijdens oriëntatie- en voorlichtingsgesprekken kunnen partners vragen stellen aan 3W en een-op-een advies krijgen voor hun specifieke situatie. Daarnaast worden er opleidingen, cursussen en webinars aangeboden. In 2023 organiseerde 3W een aantal nieuwe trainingen zoals de ‘partner CdP -bijeenkomst’, waarin de partner die voor het eerst in de hoedanigheid van een partner van een Chef de Poste (CdP) meegaat, uitleg krijgt over deze rol en het wonen in een residentie. Ook de cursus ‘Protocol en etiquette voor partners’ was nieuw in 2023. Deze cursus geeft handvatten om goed voorbereid, met de juiste kennis van protocol en etiquette, een receptie en diner bij te wonen en te organiseren.
Samenwerking met Partners Council
Voor de ondersteuning van partners werkt 3W veel samen met relevante beleidsdirecties van BZ, maar staan ook in direct contact met de vertegenwoordigers van de Partners Council, zoals Jeroen Jacobs. Hij is net terug uit Nieuw-Zeeland, waar Wellington zijn tweede plaatsing was als partner. Jeroen heeft zijn diplomatieke paspoort inmiddels weer ingeleverd bij het Consulair Dienstencentrum, maar blijft nog wel lid van de Partners Council. ‘We willen partners zo vroeg mogelijk betrekken in het plaatsingsproces, zodat ze een goed beeld vormen van wat het inhoudt om op uitzending te gaan,’ vertelt Jeroen. Na Madrid had hij geen grote cultuurshock verwacht. Wat hem wel zwaar viel was het tijdsverschil met Nederland. Dit had voornamelijk te maken met zijn werk in Nederland. Jeroen werkte in de avonduren op afstand bij een Nederlandse startende onderneming en overdag bij een Nieuw-Zeelandse overheidsorganisatie. Met deze volle agenda moest hij keuzes maken die hem op de korte en lange termijn zouden helpen voor een goede terugkeer naar Nederland. ‘Het is heel belangrijk om goed na te denken welke ervaringen je uit het buitenlandavontuur wilt halen voordat je als partner instemt om mee te gaan’.
''We vinden het belangrijk de verhalen van partners te horen om zo te begrijpen op welke manier wij hierin kunnen ondersteunen.''
Community platform voor partners
‘We vinden het belangrijk de verhalen van partners te horen om zo te begrijpen op welke manier wij hierin kunnen ondersteunen. We zien de partner dan ook als klankbord en horen graag van hen hoe we onze diensten kunnen verbeteren’ vertelt Hadewych. Anderhalf jaar geleden lanceerde 3W de online community ‘3W Partner Plaza’. Dit is een online omgeving waar partners elkaar gemakkelijk kunnen ontmoeten, ervaringen delen en vragen aan elkaar kunnen stellen. De Partners Council was direct betrokken bij het opzetten van Partner Plaza en leverde relevante feedback.
In 2023 waren ruim 470 partners lid van Partner Plaza. Dat is ongeveer de helft van alle partners die op uitzending zijn. Partners helpen elkaar met het beantwoorden van vragen die onderling worden gesteld en 3W verwijst daarbij door naar beschikbare informatie of de verantwoordelijke instanties. Sander Timmers is community manager van Partner Plaza en tevens ervaringsdeskundige. Hij heeft voorheen zelf ook 15 jaar als partner in het buitenland gewoond en kan in deze rol uitstekend een brug slaan tussen partners en onze organisatie.
Ervaringen delen
Sander geeft aan dat het platform 3W beter inzicht biedt in wat er speelt onder de partners en wat de knelpunten zijn. ‘3W Partner Plaza is echt een succes, voor zowel ons als de partners. Op dit platform komt een grote groep partners met elkaar in contact om kennis en ervaringen te delen. Daarnaast is de communicatie en het contact tussen 3W en de partners verbeterd. Door vragen en discussies op het platform kan 3W de informatievoorziening aanvullen of verbeteren. Zo hebben vragen over problemen met auto’s (invoer, uitvoer, verzekeringen) ertoe geleid dat de 3W website nu is uitgebreid met een FAQ pagina over dit onderwerp. Ook heeft een partner die zwanger was geholpen om een stappenplan te maken over waar je allemaal aan moet denken als je een kind krijgt in het buitenland.’
Partner Plaza heeft subgroepen met praktische informatie over onderwijs en kinderen, wonen in het buitenland, buitenlandse partners, of LHGBTIQ+ partners. Jeroen is erg enthousiast over het platform: ‘Partner Plaza richt zich op de praktische zaken waar je als partner tijdens een uitzending mee te maken krijgt zoals huisvesting, onderwijs voor de kinderen of overige voorzieningen. Ook de Partners Council heeft een eigen subgroep waar we gemakkelijk berichten kunnen delen, Zoomsessies voor partners organiseren en met de bestuursleden samenwerken.’
Een sterke band met partner opbouwen
Binnen 3W werken veel collega’s die zelf op uitzending zijn geweest, als medewerker en sommigen ook als partner. Zij weten uit ervaring goed waar partners behoefte aan hebben zoals de mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling. Hadewych: ‘Het is fijn dat we bij 3W de ondersteuning voor partners in eigen beheer hebben. Op deze manier kunnen we een sterke band met de partners opbouwen en zorgen voor een warme en ondersteunende relatie. Dit is iets waar we de afgelopen jaren flink in hebben geïnvesteerd en waar we blijvend op inzetten.’
