Travelpoint is het dienstencentrum binnen 3W dat zich bezighoudt met de uitvoering van het zakelijk reizen binnen het Rijk. Het biedt een eerstelijns ondersteuning aan reizigers bij het boeken van een reis en verblijf in het buitenland, werkt aan actief leveranciersmanagement voor een zo volledig mogelijk reisaanbod en biedt advisering betreffende mobiliteit in brede zin. Met Travelpoint werkt 3W aan een efficiënt en duurzaam reisbeleid voor de gehele Rijksoverheid. 2022 stond in het teken van de aanbesteding, gunning en implementatie van het nieuwe reis- en declaratieplatform, ook Travelpoint genoemd.
"Samen kijken we naar de wensen en mogelijkheden om duurzame reisopties als voorkeur te tonen in Travelpoint."
Nieuw reis- en declaratieplatform
Het Travelpoint-platform draagt bij aan de verdere optimalisatie van het reisbeleid en de mobiliteit binnen het Rijk. “Travelpoint biedt reizigers onder andere een verbeterd treinaanbod binnen Europa, inclusief het gemak om voortaan zelfstandig te wijzigen en annuleren via Travelpoint. Hiermee kunnen we het Rijksbrede streven om duurzamer te reizen beter ondersteunen”, aldus Bas de Rijk, clusterhoofd Travelpoint. Het nieuwe reis- en declaratieplatform zal eind mei 2023 het huidige Travel & Expense Managementsysteem (TEM) vervangen. Reizigers kunnen dan hun reis zelfstandig, online via Travelpoint boeken en reiskosten declareren. Het levert de gebruiker onder andere meer gebruikersgemak en content. Travelpoint heeft een uitgebreid hotelaanbod waarbij de boeking op rekening zal zijn. Daarnaast maken alle partijen gebruik van hetzelfde platform, wat de ondersteuning aan reizigers ten goede komt.
“Met het nieuwe Travelpoint-platform willen we collega’s aanmoedigen zo duurzaam mogelijk te reizen.”
Gebruikersgemak voorop
Het team van Bas heeft in 2022, samen met de leveranciers en 3W-IM, hard gewerkt om het platform in te richten en te integreren met de backoffice-systemen. Dit was een complex proces waarbij niet alleen rekening werd gehouden met het gebruiksgemak voor reizigers, maar ook met facturatiestromen en koppelingen met de personeels- of financiële administratie. Ook na de lancering van Travelpoint zal er worden blijven doorontwikkeld. Niet alleen om het gebruikersgemak verder te optimaliseren, maar ook om bijvoorbeeld de behoefte voor rapportages m.b.t. reizen en duurzaamheid vorm te gaan geven en lokale content te gaan ontsluiten.
Dienstencentrum en cluster Travelpoint
Met de start van Travelpoint zullen alle reisaanvragen via het platform worden aangevraagd en afgehandeld. Dit schept voor de reiziger duidelijkheid. Er is geen sprake meer van een separaat ‘offline’ proces via reisagent VCK Travel. 3W en VCK Travel zitten straks samen in Travelpoint. Dit vergt aan de achterkant intensievere operationele samenwerking om de reiziger optimaal te ondersteunen. De servicedesk van 3W zal een actieve rol gaan vervullen in de 1e beoordeling van offerteaanvragen die via Travelpoint worden aangevraagd, en krijgt tegelijkertijd meer inzage in de status van reizen die voorheen door VCK offline geboekt waren.
Bas licht toe dat “gezien het belang, de omvang en intensivering van onze dienstverlening per 1 september 2022 Travelpoint als formeel cluster is opgericht binnen de afdeling Dienstverlening & Relatiemanagement. Ons cluster biedt ondersteuning aan reizigers en is daarnaast verantwoordelijk voor onder andere de controle van reisdeclaraties, advies over reisbeleid en duurzaam reizen, en het verkennen van nieuwe innovaties en leverancierscontracten. Om onze dienstverlening succesvol te implementeren en verwachtingen en behoeften van afnemers te managen, hebben we tevens een customer succes manager aangesteld.”
Aantal reisdossiers
In 2022 werden Rijksbreed 32.733 reisdossiers geboekt, waarvan 85% via TEM. Vanuit het gehele Rijk moeten collega’s regelmatig naar het buitenland reizen om hun werk te kunnen doen. Gezamenlijk onderzoeken we hoe we duurzamer kunnen reizen.
"We willen gedragsverandering bewerkstelligen. Bij iedereen moet duurzaamheid tussen de oren zitten."
Projectgroep Duurzaam Reizen
De Rijksoverheid wil haar bijdrage leveren aan het verminderen van de CO2-uitstoot. De projectgroep Duurzaam Reizen, onderdeel van het programma Mission Sustainable, en het nieuwe platform Travelpoint onderzoeken de mogelijkheden om duurzamer te reizen. Take Padding, duurzaamheidscoördinator bij Mission Sustainable, legt uit dat fysieke ontmoetingen voor het werkgebied van BZ vanzelfsprekend heel belangrijk zijn; ‘diplomatie is een contactsport’. "Reizen is met regelmaat noodzakelijk voor ons werk. Daar kunnen we niet ineens mee stoppen. Maar we kunnen wel kijken naar hoe we ons reisgedrag anders en duurzamer kunnen inrichten. Een belangrijke afweging is of we ook digitaal mee kunnen doen aan een meeting. Zo niet, dan reizen we zo duurzaam mogelijk!”
Take benadrukt het belang van Travelpoint voor duurzaam reizen: “Met Travelpoint kunnen we bijdragen aan de verdere verduurzaming van de mobiliteit binnen het Rijk.” Hij hoopt dat collega’s vaker met elkaar in gesprek gaan over duurzaamheid en de impact die het heeft op je werk. “We willen daar waar nodig is gedragsverandering bewerkstelligen. Bij iedereen moet immers duurzaamheid tussen de oren zitten. Onze duurzaamheidsgedachte is ‘Walk Our Talk’: het beleid omzetten naar actie in onze bedrijfsvoering. Draagvlak is daarbij cruciaal, alleen een aanpak die gedragen wordt door de collega’s zal slagen.”
Trein als duurzame reisoptie
“Met het nieuwe Travelpoint-platform willen we duurzaam zakelijk reizen aanmoedigen. We bieden reizigers een verbeterd treinaanbod binnen Europa en willen zo het gebruik van het vliegtuig terugdringen”, aldus Bas. De trein is echter lang niet altijd een makkelijke optie, onder andere doordat de Europese verbindingen vaak niet goed op elkaar aan sluiten. Bas vertelt dat Travelpoint in nauw contact staat met bijvoorbeeld de KLM, NS of Benerail om de duurzame opties in het boekingssysteem verder te optimaliseren. “We kijken al samen met de leverancier van de reisapplicatie en het team Mission Sustainable naar de wensen en mogelijkheden om duurzame reisopties als voorkeur te tonen en welke rapportagemogelijkheden we gaan bieden voor duurzaamheid. In Travelpoint wordt straks een groot deel van het treinaanbod binnen Europa aangeboden. De applicatie zal de duurzame optie ook aanbevelen wanneer het een bestemming betreft die binnen 8 uur met de trein te bereiken is.”
