In 2022 werden er 1404 collega’s uitgezonden naar posten over de hele wereld, waarvan 301 vanuit andere instanties dan BZ – de zogenaamde attachés. 3W biedt ondersteuning aan deze attachés, verzorgt de vergoedingen en helpt hen om goed voorbereid en geïnformeerd naar het buitenland te gaan. Dit doen we onder andere door middel van informatieve checklists op de website, voorlichtingsgesprekken en cursussen.
“3W ondersteunt attachés bij hun uitzending naar het buitenland, en zorgt ervoor dat zij een goede start kunnen maken bij het uitvoeren van hun taak op de post."
Dewika Paragh, adviseur bedrijfsvoering voor het cluster Voorlichting en Training (3W/PB/VWT), vertelt hoe 3W attachés ondersteunt in hun voorbereiding op, tijdens en bij terugkeer van hun uitzending naar een post. “Om medewerkers en gezinsleden goed voor te bereiden op de overplaatsing naar het buitenland biedt 3W informatieve checklists op de website, voorlichtingsgesprekken, -bijeenkomsten en -cursussen. Ook zijn er speciale diensten voor partners beschikbaar, zoals trainingen, specifieke informatievoorziening op de 3W website en een Community voor partners 3W‘Partner Plaza’, waarvoor ook partners van attachés zich - via de KCP (KlantContactPersoon) - kunnen aanmelden.”
Voorlichting attachés
“Ons cluster Voorlichting en Training organiseert jaarlijks diverse voorlichtingsbijeenkomsten over wonen en werken in het buitenland, bijvoorbeeld bij het vakdepartement EZK/RVO. Dit is voor potentiële landbouw- en innovatieattachés de eerste oriëntatie voor een buitenlanduitzending en kennismaking met 3W. Meestal zijn er zo’n 40 deelnemers, waarvan er een aantal (onlangs 12) op uitzending gaan. Na hun selectieprocedure kunnen attachés samen met hun partner via de KCP een 1-op-1 oriëntatiegesprek of verdiepingsgesprek aanvragen met ons. Hier kan het gaan over de thema's ‘veiligheid’, ‘gezondheid’, ‘partner’ en ‘onderwijs’. Vervolgens worden de attachés door de KCP aangemeld bij 3W, waarna 3W de attaché en de eventuele partner registreert voor de verplichte Interdepartementale Attaché Cursus (IAC)."
Rol 3W en klantcontactpersoon
“3W faciliteert de uitzending naar een post, en heeft een belangrijke rol in het ondersteunen van deze attachés en zorgt ervoor dat zij over de benodigde randvoorwaarden beschikken om goed te landen op hun post en daarmee een goede start te kunnen maken bij het uitvoeren van hun taak op de post. De attachés hebben een KCP die hen aanmeldt bij 3W. De aanmelding komt binnen bij de front office, Customer Services, en dan gaat het balletje binnen 3W rollen. Customer Services plant een afspraak in met de klantmanager van afdeling Uitgezonden Medewerkers (UM) en als men behoefte heeft aan meer informatie over onderwijs en partner (bijvoorbeeld over de mogelijkheid tot werken) wordt ook een afspraak gemaakt met Voorlichting en Training. Om ook de KCP goed te ondersteunen en wegwijs te maken, hebben we op onze site een KCP landingspagina gemaakt voor de klantcontactpersoon, met o.a. een checklist uitzending en een wegwijzer waar ze bijvoorbeeld de attachénotitie, dienstverleningsafspraken en lijst van contactpersonen vinden.”
Interdepartementale Attachécursus
Om ervoor te zorgen dat attachés goed voorbereid zijn op het werken op een post is een interdepartementale attachécursus (IAC) opgezet. Deze driedaagse cursus wordt door 3W in samenwerking met BZ en alle andere departementen georganiseerd. In de attachénotitie is afgesproken dat attachés die voor het eerst, of na lange tijd opnieuw worden geplaatst op een post in het buitenland, de attachécursus moeten volgen. Dewika vertelt dat de cursus erg wordt gewaardeerd: “Tijdens de COVID-pandemie vond de cursus tijdelijk digitaal plaats, maar deze is nu weer geheel live, en dat vinden de deelnemers (en wijzelf) toch prettiger.” De IAC besteedt aandacht aan alle aspecten die te maken hebben met (samen)werken op een post. Het gaat om het reilen en zeilen op de post, de ‘one-team’ gedachte, rollen en verantwoordelijkheden en het kennismaken met de verschillende daarvoor verantwoordelijke directies van BZ. “Zo weten de attachés bij wie ze terecht kunnen als ze op de post zijn. Het is een introductie van de ‘wondere wereld’ van BZ. Op een van de dagen organiseren we een etiquette diner waar ook partners voor zijn uitgenodigd. Ook kunnen partners deelnemen aan andere onderdelen van de cursus. Dit is voor partners een prettige manier om kennis te maken met andere partners die ook meegaan op uitzending en zo kennis te vergaren over de werkwijze van BZ op de posten. Zodat zij ook de afspraken en de regels op de post meekrijgen en hoe het is om als partner van een diplomaat in het buitenland te wonen. De deelnemers vinden deze cursus een leuke manier om kennis te maken met collega’s in een vergelijkbare situatie, ontvangen nuttige informatie, en ervaren het als verbindend en praktisch.”
"De 'landgerichte acculturatiecursus' richt zich op de impact van een overplaatsing op de medewerker en het gezin, evenals op de situatie van het land van uitzending, Erg nuttig als je wordt uitgezonden!”
Cursussen voor partners
Esther Hoogduin vertelt dat cluster Voorlichting en Training naast de IAC cursus ook andere voorbereidingscursussen aanbiedt aan attachés en hun partners. “We willen de attachés zo goed mogelijk ondersteunen tijdens het proces van voorbereiding en uitzending, zodat ze voldoende uitgerust zijn om hun functie op de post te bekleden.” In 2022 organiseerde 3W in samenwerking met Directie Protocol Gastlandzaken (DPG) twee pilot groepscursussen genaamd 'Protocol en Etiquette voor partners', speciaal voor partners waarin zij informatie krijgen over de juiste omgangsvormen en gedragsregels die in het buitenland gelden. De onderwerpen variëren van het organiseren en bijwonen van een diner en receptie tot kledingvoorschriften, begroeten en voorstellen. De cursussen vonden plaats op het Ministerie van Buitenlandse Zaken en na afloop konden partners tijdens een gezamenlijke lunch hun ervaringen delen. Volgens Esther is deze cursus echt een aanrader voor partners die willen weten 'hoe het hoort'. “Daarnaast was er in 2022 veel belangstelling voor de individuele 'landgerichte acculturatiecursus'. Deze cursus wordt gegeven door IBI (Intercultural Business Improvement) en richt zich op de impact van een overplaatsing op de medewerker en het gezin, evenals op de situatie van het land van uitzending, zoals de do's and dont’s, de politieke en economische situatie en nog veel meer. De cursus wordt deels op maat gemaakt en is voor attaché en partner en eventuele kinderen vanaf 12 jaar die meegaan naar een post. Hoewel deze cursus niet verplicht is, raad ik het ten zeerste aan! We krijgen lovende reacties van deelnemers. En zelf ben ik ook uitgezonden naar diverse posten, dus ik weet hoe fijn het is om je goed voor te kunnen bereiden en te weten wat er speelt in het land waar je een paar jaar gaat wonen.”
Bezoek post Parijs
Dewika is zelf een paar dagen naar de ambassade in Parijs geweest om met eigen ogen te zien hoe het leven op de post is. “Ik was heel benieuwd naar hoe een post is ingedeeld en wat de verschillende rollen zijn.” Uit de gesprekken die Dewika had met uitgezonden medewerkers haalt ze vooral informatie op over de ervaringen en de behoeften van de medewerkers en de partners op de post. Zo gaat het ook over de landing op een post en dat men dat vaak onderschat. Het duurt gemiddeld zes maanden voordat je je echt thuis voelt en je goed op je plek zit. Zo vertelde een attaché dat hij behoefte had aan meer specifieke informatie over de praktische dingen, zoals het woningaanbod en hoe kinderopvang is geregeld. En dat een goede voorbereiding cruciaal is voor de landing op een post. Dit geldt ook en misschien vooral voor de gezinsleden. Verder sprak ze de partner van een attaché, die als tip gaf om als partner snel een hobby te zoeken om nieuwe mensen te ontmoeten en je netwerk uit te breiden. Ze hoorde daar ook vaker dat het beeld van de verwachtingen helder moet zijn voorafgaand aan een uitzending en dat een uitzending plussen en minnen heeft. Het vermogen hoe hiermee om te gaan is een belangrijk onderdeel in het voorbereidingsproces, maar ook tijdens de uitzending op een post. “Allemaal dingen die ik meeneem naar de volgende attachécursus en de 1-op-1 oriëntatiegesprekken.” Dewika vond het bezoek een bijzondere belevenis en nuttige ervaring. “Ik hoop dat er meer van deze gelegenheden komen om de afstand tussen de post en 3W te verkleinen en om medewerkers en partners te ontmoeten om zo ‘hun verhaal’ te horen!”
