Veel corona-gerelateerde aanvragen voor UM

Internationale verhuizingen: Vertraging en nieuwe aanbesteding

In 2021 waren er in totaal 1811 uitzendingen naar buitenlandse vertegenwoordigingen, het Caribisch deel van het koninkrijk en Civiele Missies en Verkiezingswaarnemingen. Bij een overplaatsing vanuit of naar Nederland, maar ook bij een overplaatsing van post naar post, maakt de medewerker aanspraak op verzending van de  verhuisboedel. Dit jaar waren er 624 verhuizingen, uitgevoerd door het internationaal verhuisbedrijf Nedvan. Aangezien het contract met Nedvan afloopt is een nieuwe aanbesteding gestart voor de internationale verhuizingen. De nieuwe partij is Harmony Relocation B.V. geworden. In principe regelt het internationaal verhuisbedrijf de hele verhuizing. Cluster Uitgezonden Medewerkers wordt door de verhuizer of de medewerker benaderd wanneer de verhuizing niet standaard kan plaatsvinden, bijvoorbeeld vanwege sancties. Vanwege alle

beperkingen liepen veel internationale verhuizingen forse vertraging op. Door een verstoring in het transport stonden heel veel containers op verkeerde locaties of zaten vast. Jacqueline Lobbezoo werkt als adviseur bedrijfsvoering bij UM en geeft aan dat collega ’s die overgeplaatst werden soms enorm lang moesten wachten op hun spullen. “In een enkel geval zelfs bijna een half jaar. Erg vervelend, vooral als je met je hele gezin aankomt op een nieuwe post en in tijdelijke woonruimte verblijft, zonder eigen meubels, spullen of kleding. Samen met 3W Advies kijken wij dan hoe we onze collega’s op de posten kunnen helpen.”

Soepele evacuatie post Addis Ababa door SSP en eerdere afschaling

Uitgezonden medewerkers en gezinsleden worden door UM klantmanagers ondersteund voor en tijdens de plaatsing en bij terugkeer. Paula Schouten is aanspreekpunt voor post Addis Ababa, die eind 2021 werd afgeschaald vanwege de situatie in Ethiopië. Zij hielp de uitgezonden medewerkers tijdens de tijdelijke afschaling bij vragen over huisvesting en onderwijs en het omzetten van de vergoedingen. “Cluster Advies is in zo’n geval de schakel tussen de post en UM: zij gaven ons instructies welke kosten konden worden gedeclareerd, en een overzicht van de stand van zaken per medewerker. Hierdoor waren we goed op de hoogte van ieders situatie en konden we snel schakelen,” vertelt Paula. Door de eerdere afschaling wegens corona in het jaar daarvoor waren de collega’s in Addis al goed op de hoogte wat zij moesten doen bij een afschaling, en al bekend met ons Self Service Portal (SSP), voor o.a. vergoedingen van ticketkosten, tijdelijke huisvesting en onderwijs in Nederland, maar ook Covid-declaraties. Paula geeft aan dat er daardoor relatief weinig vragen waren en de evacuatie soepel verliep. “Hierdoor hadden we meer tijd voor situaties die vroegen om maatwerk zoals bij de uitgezonden collega’s Laurenske en Peter, die met hun gezin  tijdelijk werden afgeschaald. De opschaling had iets meer voeten in de aarde aangezien het niet altijd duidelijk was wanneer de collega’s konden terugkeren. “Na terugkeer naar een post moeten de vergoedingen weer teruggezet worden naar de situatie van daarvoor. Dit kan pas in gang gezet worden zodra we een aankomstmelding ontvangen via SSP”.

Digitale voorlichting een succes

Het team Voorlichting, Werving en Training (VWT) gaf dit jaar 9 voorlichtingsbijenkomsten over wonen en werken in het buitenland, onder andere bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), Defensie, de leergang Internationaal Beleidsmedewerker Buitenlandse Zaken (IBBZ) en de opleiding voor Operationee Managers. Vanwege corona vinden veel cursussen en trainingen nog steeds online plaats. Opmerkelijk is dat de vraag hiermee juist is toegenomen. Zo ook de cursus Loopbaanontwikkeling in het buitenland. De digitale cursus is dus een blijver!
Dit jaar zijn er 78 acculturatietrainingen gegeven. Doordat het contract voor deze trainingen afliep hebben we in april in een aanbestedingstraject een nieuwe uitvoerder gekozen: Intercultural Business Improvement (IBI). Deze partij biedt ook een cursus aan voor non-family uitzendingen, bestemd voor zowel de medewerker als de partner. Daarbij wordt ingegaan op de bijzondere omstandigheid van een relatie op afstand, afwezigheid van de medewerker onder gevaarlijke omstandigheden, en het continu aanpassen aan elkaar vanwege de op- en af systematiek van afwezigheid en aanwezigheid van de uitgezonden medewerker binnen de relatie.

Maximale inzet ondersteuning partners

BZ zet zich maximaal in om het voor partners mogelijk te maken om mee te gaan naar een land van uitzending en daar ook te kunnen werken. Bijvoorbeeld door het afsluiten van bilaterale MoUs (Memorandum of Understanding) en verdragen. Zo is op 14 juni 2021, na twee jaar onderhandelingen, de Memorandum of Understanding (MoU) met het Verenigd Koninkrijk in werking getreden. In sommige gevallen is een maatwerkoplossing nodig voor partners om toch een verblijfstatus te krijgen of te kunnen werken. VWT geeft  hierover voorlichting aan medewerkers en partners en maakt hen wegwijs. De rollen en verantwoordelijkheden van o.a. medewerkers en de post zijn dit jaar in detail herschreven in de vernieuwde maatwerkprocedure ‘Wie doet wat?’.
3W ondersteunt ook medewerkers met een buitenlandse partner die terugkeren naar Nederland. Het proces voor de MVV aanvraag wijzigde in 2021. Waar VWT voorheen bemiddelde bij de aanvraag, dient de medewerker de aanvraag nu in bij de post, die dit doorstuurt naar de IND. Via de medewerker ontvangen we het aanvraagnummer. Samen met de plaatsingsbrief vragen we vervolgens aan de IND of de aanvraag met voorrang behandeld kan worden en zo wordt dus de  verkorte procedure door ons ingezet.
De informatie voor partners over verblijf en werk in het buitenland staat overzichtelijk op de nieuwe landingspagina partners. Ook hebben we extra capaciteit om partners te ondersteunen door het aantrekken van een medewerker partnerondersteuning. Hierdoor konden we starten met de ontwikkeling en implementatie van een nieuw partnerplatform, waar partners makkelijk met elkaar in contact kunnen komen en ervaring en informatie kunnen delen. Dit partnerplatform zal in de loop van 2022 worden gelanceerd.

Trainingen civiel experts

Het team Civiele Missies en Verkiezingswaarneming (CMV) binnen 3W/PB/VWT doet de werving en selectie van civiel experts die uitgezonden worden naar een EU-, NAVO-, OVSE- of VN-vredesmissies. In 2021 hebben 68 experts gewerkt in missies; 11 meer dan een jaar eerder. De ambitie is deze stijgende lijn voort te zetten. In mei 2021 startten de Directies Stabiliteit en Humanitaire hulp (DSH) en Veiligheidbeleid (DVB) samen met 3W/CMV een pilot waarbij civiele experts die op uitzending zijn geweest, aanspraak kunnen maken op een persoonlijk opleidingsbudget. Het is immers voor experts zelf, als ook voor Nederland, van belang dat zij zich gedurende én tussen uitzendingen door verder kunnen ontwikkelen op hun expertisegebied en zo de kans vergroten door te groeien naar meer strategische en senior functies binnen missies. Bijna de helft van de uitgezonden experts heeft gebruik gemaakt van het budget en sommigen hebben zelfs meerdere trainingen gevolgd. Hiermee was de pilot zeer succesvol en wordt het trainingsbudget vanaf 2022 structureel aangeboden.

In de civiele missiepool zitten nu 297 experts die op een vacature kunnen reageren.  Experts krijgen de mogelijkheid, voorafgaand aan hun inzet in civiele missies, de 5-daagse pre-deployment training (PDT) op Clingendael te volgen. Afgelopen jaar namen hier 33 experts aan deel; iets minder dan de jaren ervoor. De trainingen in februari en juni werden online middels e-learningmodules verzorgd. In september was de training weer deels live, maar wel op gepaste afstand. Vertegenwoordigers van DVB, DSH en 3W schoven om de beurt aan om kennis te maken en vragen te beantwoorden.