Foto Het 3W MT. vnlr: Max Vleugel, Paul Heemskerk, Christel Jansen, Alexander Kofman
Na bijna een jaar thuiswerken in 2020 hebben we ook in 2021 grotendeels thuisgewerkt. Daardoor weten we elkaar digitaal uitstekend te vinden en kunnen we goed en op elk moment inspelen op ontwikkelingen in de wereld en de (forse) impact op onze werkzaamheden, zoals AVG-regelgeving, informatiebeveiliging, nieuwe reisregels, de evacuatie Afghanistan, afschaling in Ethiopië en missies naar crisisgebieden. Het online, vanuit huis werken heeft uiteraard nadelen en voordelen. We horen dat veel collega’s de werk/privé balans nu als beter ervaren – we zijn minder tijd kwijt aan reizen, kunnen flexibeler werken, en toch onze productiviteit waarborgen of zelfs verhogen. Nadeel is dat we elkaar weer een jaar nauwelijks face-to-face hebben gesproken, waardoor we nieuwe manieren moesten zoeken om de sociale cohesie te behouden. Om tegemoet te komen aan de behoefte elkaar weer live te zien hebben teams op eigen, creatieve wijze kleinschalige teamsessies georganiseerd. Ook voor de vele nieuwe gezichten binnen 3W was de onboarding grotendeels digitaal, alhoewel er wel weer meer ruimte was om op kantoor ingewerkt te worden.
3W gelooft in de kracht van digitaal, maar eveneens in het toepassen van de menselijke maat en persoonlijk contact. We zijn digitaalkundig en zetten de onderliggende technologie in op het creëren van waarde voor de internationale functie van Nederland. We jagen interne en externe rijksbrede samenwerking aan om samen de dienstverlening voor reizen, werken en wonen in het buitenland makkelijker en toegankelijker te maken. In dit jaarverslag laten we zien hoe we werken aan betere verbinding – met elkaar, binnen 3W, HDBV en met onze ‘klantcollega’s' in Den Haag en wereldwijd. Hiervoor heeft 3W de i-Visie opgesteld, die duidelijke richtlijnen en uitgangspunten schetst voor de beoordeling en goedkeuring van nieuwe IT-projecten. Afgelopen jaar waren dit projecten als de opmaat naar de vervanging van TEM in 2023, start van de uitrol TEM naar de posten, ontwikkeling en aanbesteding GPS (nieuw HR-systeem voor lokaal personeel), Europese aanbestedingen voor externe dienstverleners (EDV’s) van de salarisadministratie lokaal personeel en internationale verhuizingen, het afsprakensysteem bij CDC en de uitwerking van de partnervisie d.m.v. een nieuw partner community platform.
3W loopt al jaren voorop als het gaat om de inrichting van processen, doorontwikkeling van systemen en verbetering van de informatievoorziening. Bij de optimalisatie van onze dienstverlening richten we ons op het automatiseren van standaardprocessen, bijvoorbeeld door de inzet van robotics. Hierdoor kunnen we meer investeren in maatwerk wanneer de situatie daarom vraagt. We lopen voorop in klantgerichtheid en de ontwikkeling van klantreizen. Uit ons periodieke klanttevredenheidsonderzoek blijkt dat onze klanten in hoge mate tevreden zijn over de professionaliteit van onze medewerkers en de dienstverlening aanbevelingswaardig vinden. Dat we steeds meer werken vanuit de belevingswereld van de collega’s wereldwijd zie je ook aan de doorontwikkeling van klantreizen. We passen onze communicatie verder aan de behoeften van de doelgroep aan en anticiperen op contactmomenten. Zo maken we collega’s wereldwijd niet alleen wegwijs in onze informatievoorziening, maar ontzorgen we hen door op het juiste moment relevante informatie te aan te bieden of onze diensten te leveren.
Met de invoering van de Hoofddirectie Bedrijfsvoering (HDBV) in april 2021 zijn de krachten van de bedrijfsvoeringsdirecties DHF, 3W en FSO gebundeld. Zo kunnen we nog hechter met elkaar samenwerken en samen 1 loket bedrijfsvoering vormen. We dragen actief bij aan de door HDBV op te stellen “visie op de bedrijfsvoering” en de doorontwikkeling van de HDBV-kolom. Het BZelf project is daar een mooi voorbeeld van; 1 portaal waar je 24/7 terecht kunt met vragen over bedrijfsvoering. Verder heeft 3W een SPP (strategisch personeelsplan) opgesteld, dat bouwstenen biedt voor het HDBV-brede P-beleid op bedrijfsvoeringsgebied.
Hoewel het ziekteverzuim wederom laag was blijven we inzetten op vitaliteit – zowel fysiek als mentaal. De positieve kanten van het thuiswerken houden we vast, en we zullen onderzoeken hoe we het hybride werken efficiënt kunnen inzetten. Het MTO liet overall een positief beeld zien, met uiteraard hier en daar wel wat aandachtspunten. De leidinggevenden en medewerkers pakken gezamenlijk de resultaten van het MTO op. We zetten in op het bevorderen van de sociale cohesie na 2 jaar thuiswerken, zowel tussen de 3W collega’s onderling, alsook tussen de clusters en de andere bedrijfsvoeringsdirecties. Ik kijk dan ook uit om elkaar in 2022 weer meer en regelmatig te zien op kantoor!
Paul Heemskerk
Directeur 3W
