Foto Medewerkers van team Lokale Medewerkers
Op onze 137 posten werken wereldwijd ca. 3700 medewerkers, waarvan ruim 2000 lokaal in dienst zijn. Cluster Lokale Medewerkers van de afdeling Personeel Buitenland verzorgt de personeels- en salarisadministratie voor het lokaal personeel. Voor verdere automatisering hiervan loopt een aanbesteding – een grootschalig project dat conform de uitgangspunten van de i-visie van 3W klantgericht en innovatief is. Verder zijn 73 posten voorzien van coronavaccins, verzonden door de Diplomatieke Koeriersdienst (DK) in nauwe samenwerking met HDPN die de regie voerde. Ook beheert DK nu crisismaterialen voor posten in crisisgebied, waardoor het beheer- en bestelproces nu veel gestroomlijnder verloopt.
Aanbesteding GPS ‐ een nieuw HR‐systeem voor lokale medewerkers
De loononderzoeken die cluster Lokale Medewerkers jaarlijks uitvoert voor het bepalen van de salarisschalen werden ook in 2021 tijdig afgerond. Tevens werd meer dan 98% van de salarisbetalingen juist en op tijd uitgevoerd, ondanks dat in sommige landen banken met minimale bezetting kampten door corona. Voor verdere automatisering van de personeels- en salarisadministratie voor de lokale medewerkers is een tender uitgezet. In mei 2022 wordt de uitslag hiervan verwacht en kan gestart worden met de uitvoering van het Global Personnel System (GPS). Het huidige systeem People Inc Lokaal wordt hierdoor vervangen. De aanbesteding gebeurt in goede samenwerking met Hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPO) en Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI). Het GPS‐project is een omvangrijk project dat zich uitstrekt over 2021 t/m 2024. Met het GPS kunnen de HR‐processen voor Operationeel Managers, lijnmanagers, lokaal medewerkers en 3W eenvoudiger, transparanter, sneller en beter plaatsvinden. In plaats van een veelheid van systemen en formulieren komt er één systeem waarin niet alleen de gehele personeels- en salarisadministratie van de post kan worden afgewikkeld maar ook de voor de post relevante regelgeving (algemene regelgeving, land specifieke regelgeving en uitzonderingen) is opgenomen.
Coronavaccins naar de posten
In 2021 bereikte het aantal zendingen van de Diplomatieke Koeriersdienst vrijwel weer het normale niveau van pre-corona. De Diplomatieke Koeriersdienst maakte deel uit van projectteam Hoofddirectie Postennet (HDPN) (vaccinatiecovid) en verzorgde de verpakking en verzending van coronavaccins naar de posten. We hebben uiteindelijk 73 posten voorzien van coronavaccins. Het aantal diplomatic courier zendingen naar de posten was hierdoor wat hoger dan normaal. Hoewel het aantal reguliere postzakzendingen (diplomatic mail) weer op het oude niveau is, geldt dit niet voor de aanvragen; de postzakken zijn daardoor net als in 2020 minder vol. Waarschijnlijk zijn er minder fysieke poststukken om te versturen, doordat de meeste posten en directies grotendeels digitaal thuiswerken. Uitzondering hierop is het DK team zelf, dat vanwege de aard van de logistieke werkzaamheden al snel het (in shifts) thuiswerken losliet en weer geheel op het Rijksbedrijvencentrum (RBC) in Rijswijk werkte. “Wij kunnen ons werk niet verplaatsen naar huis,” vertelt André van Duijn, hoofd Diplomatieke Koeriersdienst. Desondanks hebben we gelukkig geen coronabesmettingen gehad op de werkvloer. Een gezonde en veilige werkomgeving is erg belangrijk. Wij zitten als enige BZ onderdeel in Rijswijk, en hebben een risico inventarisatie & evaluatie laten doen. Met als gevolg dat afgelopen jaar alle DK-medewerkers de opleiding tot BHV-er hebben gevolgd en afgerond. Een mooie prestatie!”
Beheer crisismaterialen
Posten in crisisgebied of (verhoogd) risicogebied dienen een structurele voorraad aan crisismaterialen in huis te hebben, zoals scherfwerende vesten en helmen, traangasmaskers en noodvoedselpakketten. 3W is het eerste aanspreekpunt voor de post voor aanvragen van deze crisis- en/of persoonlijke veiligheidsmaterialen. Voorheen werd de fysieke voorraad beheerd door Copex en was het bestelproces belegd bij 3W-BHV. Afgelopen jaar is het voorraadbeheer en bestelproces van crisismaterialen, waarvan de Directie Huisvesting en Facilitair (DHF) eigenaar is, bij DK belegd. Om dit gestroomlijnd te laten lopen heeft DK in samenwerking met DHF, 3W-IM, 3W-CDC en 3W-CS een uitgebreid proces ingericht in Planon. André legt uit: “We kunnen nu goed bijhouden welke crisismaterialen zijn uitgegeven aan een post/medewerker. Fijn om te weten dat we collega’s op de post kunnen helpen om zo veilig mogelijk te werken in een crisisgebied.”
Overige ontwikkelingen bij DK: per 16 november 2021 is een nieuwe Raamovereenkomst (ROK) tussen de Belastingdienst en DHL ingegaan. 3W maakt hier gebruik van. De Belastingdienst is uit het facturatieproces gehaald, en DHL factureert nu rechtstreeks aan 3W, dit is voor alle partijen een stuk eenvoudiger.
Door optimalisatie van het bestel- en beheerproces van crisismaterialen helpen we collega's om zo veilig mogelijk te werken in een crisisgebied.
