Foto De paspoort- en visumbalie van CDC op Rijnstraat 8
Ontwikkelingen in de wereld hebben direct invloed op ons werk. In augustus hielpen we evacuatievluchten vanuit Afghanistan mogelijk te maken door de afgifte van diplomatieke klaringen. Verder werd ook dit jaar vanwege coronarestricties het internationaal reizen beperkt tot het minimum, waardoor het reisvolume verder daalde. Desondanks staan we niet stil en hebben we gewerkt aan de doorontwikkeling en uitrol van TEM naar de posten en de aanbesteding van het toekomstig reisplatform Travelpoint. De paspoortbalie zag wel weer meer bezoekers, vooral veroorzaakt door het aantal militairen dat op missie gaat.
"Ook dit jaar zagen we een daling van het reisvolume vanwege corona"
Daling reisvolume
Het internationale reizen - een van de grootste diensten die 3W levert – zag ook dit jaar een daling van het reisvolume vanwege corona. In 2021 nam het reisvolume fors af (75%) ten opzichte van het pre-corona jaar 2019, toen het reisvolume zo’n 40.000 dossiers bedroeg. In 2020 en 2021 daalde dit naar respectievelijk 12.600 en 9.300 dossiers. Het totaal aan reisuitgaven in 2021 bedroeg €11,57 miljoen - dit ligt fors lager ten opzichte van 2019.
Duurzamer reizen door aangescherpte reisregels
De reisregels voor het gebruik van trein en vliegtuig zijn voor alle Rijksmedewerkers aangescherpt. Medewerkers dienen te reizen per trein als zij vanaf de werklocatie binnen 8 uur op de bestemming kunnen zijn. Met deze aangescherpte reisregels geeft het Rijk invulling aan de afspraken uit het Klimaatakkoord om in 2030 de CO2-uitstoot voor zakelijke mobiliteit met minstens 50% te reduceren (t.o.v. 2016). Met het toekomstig reisplatform Travelpoint zal vanuit de techniek (reisapplicatie) duurzaam reizen zoveel mogelijk worden ondersteund, waarbij uiteraard gedrag en bewustwording de belangrijkste factoren voor duurzaam reizen zijn.
Veel wijzigingen verlofreizen en pilot TEM Caribisch
In 2021 hebben we ons bezig gehouden met het verder optimaliseren van TEM. Daarnaast is een pilot gestart om TEM ook te gebruiken voor overplaatsingsreizen naar het Caribisch deel van het Koninkrijk. In 2021 nog door tussenkomst van de servicedesk TEM 3W. Vanaf 2022 zal dit zelfstandig door de uitgezonden medewerker in TEM kunnen worden geboekt. In 2021 zijn er ook extra veel verlofreizen geboekt, nadat velen in 2020 hun verlof moesten uitstellen of annuleren wegens corona. De servicedesk TEM 3W was drukker dan ooit met allerlei wijzigingen, vooral tijdens kerst. Kelly Jozee vertelt: “Veel collega’s die uitgezonden zijn naar de Cariben gaan doorgaans met kerst op verlof naar Nederland. Op 15 december werden we geconfronteerd met een lockdown en allerlei reisbeperkingen, waardoor we al deze reizen weer moesten omzetten.” Ontwikkelingen in de wereld hebben invloed op onze diensten, en bij elke situatie kijken we hoe we onze dienstverlening kunnen optimaliseren. Na de evacuatie Afghanistan werden veel SCOTters (Snel Consulair Ondersteunings Team) ingezet, maar het was onduidelijk hoe deze reizen geboekt moesten worden. Kelly heeft vervolgens samen met DCV een draaiboek opgesteld voor SCOT en BO-reizen zodat er in geval van calamiteiten snel gehandeld kan worden. Dit draaiboek heeft zijn dienst onlangs al bewezen tijdens andere crises waarbij divere SCOTters met spoed moesten afreizen naar het crisisgebied.
Uitrol TEM posten
Na een succesvolle pilot startte het TEM team in november 2021 met de verdere uitrol van TEM op de posten. In samenwerking met 3W-IM hebben we de specifieke behoeften en werkwijze van de posten in kaart gebracht, en TEM hierop aangepast en gestandaardiseerd. Hierdoor is het goedkeuren en declareren van reizen veel eenvoudiger. Dit ontlast reizigers alsook Operationeel Managers op de posten van administratieve taken. Als onderdeel van de uitrol hebben we alle posten gecontacteerd en technisch live gezet. Tegelijkertijd vinden intake gesprekken plaats om samen met de post de implementatie van TEM te organiseren. Jacco de Hooge is Senior Adviseur bij 3W-TEM en begeleidt de posten tijdens de overgang naar TEM. Hij heeft met iedere Operationeel Manager contact over de uitrol en het gebruik van TEM: “Wij rollen TEM vrijwillig uit naar de posten. Hoewel enkele posten het vervelend vinden om de zoveelste nieuwe bedrijfsvoeringsapplicatie op de post uit te rollen, is het merendeel enthousiast over de voordelen TEM. Zo behoren het invullen van Excel spreadsheets, het verzamelen van soms wel drie handtekeningen en invoeren van aanvragen in het digitale Self Service Portal (SSP) tot het verleden. Met TEM worden facturen automatisch gecontroleerd en ter betaling naar de administratie verstuurd, dit scheelt veel handmatig werk.”
Nieuwe reisplatform Travelpoint
De operationele uitrol van de posten loopt verder in 2022 ter voorbereiding op de migratie naar het nieuwe reisplatform, Travelpoint. Het is de bedoeling dat met Travelpoint reizigers nog eenvoudiger internationale reizen kunnen boeken, wijzigen en annuleren en reiskosten kunnen declareren. Er zal sprake zijn van een ruimer aanbod en duurzaamheid zal een meer prominente rol vervullen. Voor deze nieuwe dienstverlening internationaal reizen is een aanbesteding gepubliceerd. Het streven is om medio 2022 een nieuwe leverancier te selecteren. Afronding van een volledige implementatie van Travelpoint is gepland voor de zomer van 2023.
Defensie grootste klant CDC
Bij het Consulair Dienstencentrum (CDC) kwamen in 2021 circa 23.000 bezoekers aan de balie, dit was meer dan in 2020 (18.000) maar ligt nog steeds ver onder het aantal baliebezoekers pre-corona in 2019 (ca 36.000). Ook dit jaar hebben de maatregelen tegen verspreiding van het coronavirus zijn weerslag gehad. Het aantal reisbewegingen nam af waardoor burgers en bedrijven minder documenten ter legalisatie hebben aangeboden. Ruim 66.000 documenten werden aangeboden voor legalisatie - een toename van ruim 6000 ten opzichte van vorig jaar. Toch ligt dit aantal nog ongeveer 15.000 lager dan in periode 2015-2019. De CDC medewerkers hebben 3.187 diplomatieke- en dienstpaspoorten verstrekt, ca. 1.000 meer dan vorig jaar. Daarnaast hebben er ook 1.000 meer visumbemiddelingen plaatsgevonden (2.819 in 2021 en 1.853 in 2020). Clusterhoofd Jan Willem van Capelleveen, vertelt dat het deze toename vooral zit in het aantal militairen dat op missie gaat. "Defensie is de grootste klant van het CDC. Daarnaast is het werk op paspoort- en visumgebied ingewikkelder geworden, door continue veranderende procedures van de visumlanden, vaak ten gevolge van alle coronamaatregelen. De werkdruk is hierdoor toegenomen, waardoor we al snel weer geheel op kantoor zijn gaan werken met het hele team. Medewerkers die paspoortaanvragen afhandelen zijn nu ook ingewerkt op legalisaties en allround inzetbaar. Dit was een grote stap. Door deze bredere inzetbaarheid zijn we flexibeler en kunnen we veel makkelijker inspelen op veranderingen.” Verder werkt CDC in samenwerking met de Directie Consulaire Zaken en Visumbeleid (DCV) aan een afsprakensysteem voor het aanvragen en ophalen van paspoorten en visa. Dit systeem wordt op de posten reeds gebruikt voor het inplannen van klanten.
Evacuatie Afghanistan
Met de vele COVID-19 repatriëringen in 2020 nog vers in het geheugen kreeg Flight Coördinator Office (FCO) opnieuw met een andere crisis te maken; de evacuaties in Afghanistan. De vele werkzaamheden in dit kader verliepen in nauwe samenwerking met het Ministerie van Defensie en het European Air Transport Command (EATC). FCO zorgde daarbij voor de overvlieg- en landingsvergunningen. Ondanks het werken onder hoge druk, ervoer het FCO-team een prettige samenwerking met alle betrokkenen. Daarnaast was FCO ook nog op een andere manier betrokken bij de evacuaties in Afghanistan. Eén van de FCO medewerkers werd tijdelijk als SCOT ingezet op de ambassade in Islamabad en heeft ter plaatse een belangrijke bijdrage geleverd.
