3W ontwikkelt op dit moment een personeels- en salarissysteem voor lokale medewerkers op de post. Het nieuwe systeem genaamd: Global Personnel System (GPS) wordt de komende jaren op alle posten gefaseerd geïmplementeerd. Nu verloopt de personeels- en salarisadministratie voor lokale medewerkers nog via verschillende systemen. Met GPS komt dit samen in één systeem en maakt 3W de personeels- en salarisadministratie voor lokale medewerkers efficiënter en minder foutgevoelig. Lokale medewerkers hebben met GPS meer controle, want zij kunnen in het nieuwe systeem zelf verlof, overuren en andere vergoedingen registeren, het werkrooster aanpassen en personeelsgegevens wijzigen.
Marjon van Oosterom is al sinds het begin betrokken bij het project GPS. ‘Met mijn werkervaringen op posten en bij het cluster Lokale Medewerkers (LM) kan ik me goed inleven in de behoefte van de lokale medewerker, de Operationeel Manager en de leiding van de post. Ik kijk als proceseigenaar personeelsadministratie met de bril van de post naar het nieuwe GPS-systeem’. Als een spin in het web beweegt Eline Braakman, business analist bij 3W, zich tussen de verschillende belanghebbenden in het project. ‘Ik ben nu een jaar betrokken bij dit grote project en zorg ervoor dat de wensen van de gebruikers meegenomen worden door de programmeurs, maar moet soms ook eerlijk vertellen dat een prachtig idee of wens niet in het systeem past. Ook kijk ik steeds of de verschillende processen wel natuurlijk in elkaar overlopen of elkaar aanvullen’.
Grote veranderingen met de komst van GPS
Zo’n drie jaar geleden werden de eerste stappen gezet voor één systeem; ‘GPS is hard nodig. Op dit moment gebruiken we verschillende systemen voor de personeels- en salarisadministratie. En soms moet men zelfs handmatig informatie van het ene formulier naar een ander formulier overschrijven. Je kunt je voorstellen hoe foutgevoelig en tijdrovend dit is. GPS maakt straks een eind aan deze versnippering van losse applicaties en formulieren. GPS is een soort P-Direkt voor de lokale medewerker. Eén systeem waarin de lokale medewerker en de leidinggevende zelf hun personeels-en salarisadministratie kunnen bijhouden’, vertelt Marjon.
‘De lokale medewerker is straks meer in controle, de leidinggevende houdt beter overzicht. Met GPS hoeven collega’s minder in te vullen, omdat veel handelingen straks automatisch gaan. Ook komt er een applicatie die je op je mobiele telefoon kunt installeren. Zo kunnen lokale medewerkers straks veel flexibeler hun personeelszaken regelen’, aldus Eline.
Ook de rol van 3W zal met GPS veranderen. De collega’s van het cluster Lokale Medewerkers krijgen een belangrijke taak in het adviseren, controleren en begeleiden van lokale medewerkers en OM’ers. ‘Er zal dus meer focus komen op controlewerkzaamheden en minder op administratieve taken’, vertelt Marjon.
GPS is een soort P-Direkt voor de lokale medewerker. Eén systeem waarbij de lokale medewerkers en leidinggevenden zelf hun personeels- en salarisadministratie in kunnen bijhouden’
Een uitdagend project
‘GPS is complex, want het is een wereldwijd systeem dat straks in gebruik wordt genomen op posten in 116 landen. We moeten dus rekening houden met de Rechtspositieregeling voor Lokale Werknemers (RLW) en lokale wetgeving. Verlofregelingen alleen al verschillen erg van land tot land. GPS betekent voor de gebruiker wereldwijd hetzelfde systeem, maar er is ook waar nodig maatwerk ingebouwd en er zijn koppelingen met meerdere systemen. Dat maakt het ook zo’n ingewikkeld en uitdagend project’, vertelt Eline.
Marjon: ‘Gelukkig is er bij dit complexe project een goede samenwerking tussen de clusters van 3W. We sparren veel, iedereen brengt eigen kennis en ervaring in en ik merk dat we er allemaal een succes van willen maken’.
‘Als straks de posten en het cluster LM positief zijn over het gebruik van GPS, dan is het project voor mij geslaagd’, vertelt Eline. Marjon twijfelt even: ‘Ik moest recent een demonstratie van GPS geven aan een paar collega’s. Omdat ik hier al drie jaar mee bezig ben, kijk ik behoorlijk kritisch naar ons werk. Maar toen ik zag hoe enthousiast deze collega’s reageerden. Dat enthousiasme is voor mij het succes’.
Met GPS hoeven collega’s minder in te vullen omdat veel handelingen straks automatisch gaan. Ook komt er een applicatie die je op je mobiele telefoon kunt installeren’.
Waar staan we nu met GPS?
‘Op dit moment vinden de laatste testen plaats van de functionaliteiten binnen GPS. Ook worden de koppelingen met andere systemen nu uitgebreid getest. En dan gaan we beginnen met de ‘Gebruikers Acceptatie Testen’. Aan de hand van testcases doorlopen we het systeem met de gebruikers en kijken we of de werkprocessen goed doorlopen kunnen worden en het systeem doet wat we verwachten. Als we zeker weten dat de processen kloppen, gaan we live met het aansluiten van een eerste post. En vervolgens gaan we ook andere posten aansluiten. Juist omdat het over personeels- en salarisadministratie gaat moeten we waarborgen dat dit correct gaat, daardoor kunnen we GPS niet in één keer wereldwijd introduceren. Het moet echt zorgvuldig gebeuren, ook als dit betekent dat bepaalde posten wat langer moeten wachten met het gebruiken van GPS’, vertelt Eline.
