Het Flight Coordinator Office (FCO) van 3W is verantwoordelijk voor het coördineren en afgeven van diplomatieke klaringen voor inkomende staatsvluchten (militair en niet-militair) van derde landen die het Nederlandse luchtruim doorkruisen of landen op een Nederlands (militair) vliegveld. Het bureau is ook verantwoordelijk voor het coördineren en verkrijgen van diplomatieke klaringen voor onze eigen Nederlandse uitgaande staatsluchtvaartuigen, zowel militair als niet-militair en doet dit in samenwerking met onze ambassades wereldwijd.
Na ongeveer twee jaar onderhandelen vereenvoudigden FCO en de Militaire Luchtvaartautoriteit (MLA) van het ministerie van Defensie in 2024 het administratieve proces voor jaarklaringen voor inkomende staatsvluchten. Het automatisch verlengen van de jaarklaringen is daarmee eindelijk een feit.
We zijn geen Travelpoint!
‘Wat ons opvalt is dat we vaak worden verward met Travelpoint. FCO behandelt alleen aanvragen voor staatsvluchten en niet voor dienstreizen of commerciële vluchten. Ons werk betekent bijvoorbeeld militaire missies of reizen van het Koningshuis en bewindslieden’, vertelt Roline, Flight Coordinator Officer bij 3W.
Altijd paraat
FCO is de afgelopen jaren van één collega en met papier werken overgegaan naar volledig digitaal werken en door het flink toegenomen aantal aanvragen gegroeid naar drie vaste collega’s. Nog steeds zien we dat het werk blijft toenemen. De 24/7 bereikbaarheidsdiensten worden door het team bij toerbeurt gedraaid. Heel geregeld moeten de collega’s in de avond en in de weekenden aan de bak. Dat deze nu over vier medewerkers verdeeld kan worden, betekent meer ruimte en rust en na een dienst een week of drie om je reguliere werk te kunnen doen.
Mission Possible
‘Voor dit werk moet je flexibel en stressbestendig zijn. Je kunt midden in de nacht gebeld worden vanwege bijvoorbeeld een gestrand toestel en het tijdsverschil met het land waar het aan de grond staat. Ons werk is dus nooit saai’, geeft Roline aan.
‘Wij zijn gecommitteerd aan ons werk en hebben grote verantwoordelijkheden. Discretie en snel kunnen reageren zijn daarom ook belangrijk. ‘Als wij de klaringen niet rondkrijgen, hangt Defensie onmiddellijk aan de lijn. Ieder land houdt een eigen doorlooptijd aan voor het afgeven van een klaring (wel of niet mogen overvliegen of landen). Dat betekent voor ons soms een hele puzzel, want de landen waar Defensie overheen wil vliegen, moeten wel goed en op tijd geïnformeerd worden. Daar komt ook nog eens veel ad-hoc werk tussendoor. Wat pak je dan op? In het begin dacht ik hoe ga ik dit bolwerken? Gelukkig kreeg ik de tip om mijzelf de tijd te geven en ben ik iemand die zich goed in het dossier inleest. Ik heb multitasking geleerd. Na twee jaar word je pas echt snel, vertelt Roline’.
‘Het geeft mij adrenaline wanneer er iets in de wereld gebeurt. Denk aan militaire vluchten bij evacuaties, oefeningen of blusvluchten bij bosbranden in Zuid-Europa. En als commerciële vluchten geen uitkomst bieden, bijvoorbeeld bij het helpen van het verzenden van vaccinaties zoals tijdens de COVID-pandemie.’
Naast de reguliere aanvragen en de ad-hoc werkzaamheden krijgen we ook maatwerkvragen. Zo geven we presentaties aan defensieattachés en aan nieuwe operationeel managers. Deze collega’s zijn onmisbaar voor ons werk. We vinden het dan ook erg leuk als operationeel managers ons opzoeken als ze in Nederland zijn.
‘Voor dit werk moet je flexibel en stressbestendig zijn. Je kunt midden in de nacht gebeld worden vanwege bijvoorbeeld een gestrand toestel en het tijdsverschil met het land waar het aan de grond staat. Ons werk is dus nooit saai'.
Met wie werken we samen?
Het FCO werkt nauw samen met collega’s van de Politie, Douane en Defensie. Denk bijvoorbeeld aan het European Air Transport Command (EATC) in Eindhoven, Defensie Helikopter Commando (DHC) in Gilze-Rijen, maar ook collega’s bij het ministerie van Algemene Zaken en het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, het Bureau Luchtvaartzaken Koninklijk Staldepartement en niet te vergeten de ambassades van derde landen. Bij het ministerie van Buitenlandse Zaken zijn de verkeersadviseur en de beleidsdirecties de belangrijkste gesprekspartners.
Automatisch verlengen van jaarklaringen voor inkomende vluchten
‘Naast het behandelen, verwerken en coördineren van aanvragen voor inkomende en uitgaande Nederlandse staatsvluchten geven we ook jaarklaringen voor inkomende staatstoestellen af. We deden dat in het verleden dus enkel op papier en zijn tegenwoordig volledig gedigitaliseerd. Echter, digitaliseren betekent nog niet vereenvoudigen’, vertelt Roline.
Het administratieve proces om elk jaar per land de lijst, met akkoord bevonden vluchttoestellen, te actualiseren en verlengen bleef erg bewerkelijk en afhankelijk van partijen als de Militaire Luchtvaartautoriteit (MLA). ‘In de praktijk liep het proces vaak uit met als resultaat dat klaringen voor het nieuwe jaar nog niet konden worden afgegeven, maar er al wel aanvragen voor overvliegen en landen binnenkwamen. We wilden naar een vereenvoudigde administratie van automatische verlenging voor inkomende staatsvluchten en zijn in 2022 in gesprek gegaan met de MLA. Het bleek voor beide partijen een hele uitdaging, want er geldt verschillende regelgeving per land, veel besluitvorming en juridische procedures’, vertelt Roline.
‘Bij de MLA zien we hoe druk 3W is om alle vluchten te coördineren, het is dan ook belangrijk dat we van beide kanten scherp blijven en goed op elkaar zijn ingespeeld. Dat is soms nog best een uitdaging, maar inmiddels weten we elkaar goed te vinden’, vertelt Bram van de MLA.
Resultaat: ‘Het is ons gelukt! Het automatisch verlengen van jaarklaringen is nu een feit en loopt voor de NAVO-lidstaten. ‘Het is heel fijn dat dit is opgelost. Het geeft veel minder administratie en veel rust, vertelt Roline.’ Bram vult aan: ‘Mooi dat dit proces nu is ingeregeld. Daar gaan zowel de MLA als 3W de vruchten van plukken’. Bedenk wat de automatische jaarklaringen alleen al kan betekenen voor de NAVO-top die dit jaar in Nederland plaatsvindt.
De Franse collega’s merken nu al dat het automatisch verlengen van jaarklaringen positief uitpakt. Moïse Laporal, Defensie Attaché bij de Franse Ambassade in Den Haag vertelt; ‘de samenwerking met de FCO-collega’s van 3W verloopt erg soepel, we ontvangen goede kwaliteit aanvragen en het is heel fijn dat er altijd een flight coordinator aanwezig is’.
Plannen voor 2025?
Met de MLA zijn we in gesprek om ook andere klaringen, zoals bijvoorbeeld voor de EU-landen die niet lid zijn van de NAVO, automatisch te verlengen.
Crisissen in de wereld maken het lastig om vooruit te kijken. Dat is nu eenmaal inherent aan ons werk en de wereld waarin we leven. Het maakt dat we bijna van dag tot dag leven. Van onze ‘to-do’-lijst komt daarom soms niets terecht. In 2025 willen we op een meer projectmatige basis daaraan werken en verandering in brengen. Ook dat gaat ons lukken!
